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idioma: es
categoria: espacio-de-trabajo
subcategoria: usuarios
audiencia: administrador
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-ET-002, KB-AD-002, KB-ET-013]
citadoPor: [KB-PR-007, KB-ET-008, KB-AD-005, KB-AD-006, KB-ET-010, KB-AD-008, KB-ET-016, KB-ET-021, KB-ET-007, KB-PS-005]
enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/members
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# Qué permisos dar a cada uno

_Ni todos administradores ni todos de consulta: el reparto que funciona._

**Responde a:** configurar permisos de usuarios · qué rol le doy a un compañero · limitar lo que puede hacer alguien · permisos por equipo

Los dos extremos fallan por lo mismo: nadie se para a pensar quién necesita qué. Todos administradores acaba en un borrado accidental; todos de consulta acaba en que una persona hace el trabajo de ocho.

## El reparto que suele funcionar

| Perfil | Puede | No puede |
| --- | --- | --- |
| Administrador | Todo, incluida la configuración y los permisos | — |
| Responsable | Crear procesos, lanzar envíos, aprobar | Cambiar la configuración de la organización |
| Colaborador | Trabajar sobre lo que le toca, subir y responder | Borrar, ni tocar procesos de otros |
| Consulta | Ver y descargar lo suyo | Cambiar nada |

## Dos reglas prácticas

- Dos administradores, ni uno ni cinco. Con uno, si pierde el acceso nadie puede arreglarlo; con cinco, nadie se siente responsable.
- El permiso de borrar es el que más daño hace y el que menos se necesita a diario. Dalo con cuentagotas.

> [!IMPORTANT]
> Un asesor externo o una gestoría no necesita ser administrador de vuestra cuenta. Dale consulta sobre lo suyo, y nada más: es vuestra información, no la suya.

> [!NOTE]
> Los permisos se revisan cuando alguien cambia de puesto, no solo cuando entra. Un ascenso deja permisos viejos que ya no encajan.

> [!WARNING]
> Si tenéis equipos, un permiso amplio en un equipo no debería alcanzar a los documentos de otro. Comprueba el alcance, no solo el nivel.

**¿Puedo darle acceso solo a un proyecto?**

Sí, acotando por equipo o por carpeta.

**¿Se ve quién hizo cada cosa?**

Sí, cada acción queda con su autor.

**¿Un colaborador puede invitar a otros?**

No, y conviene que sea así.

## Ejemplos

**Una empresa de veinte personas tiene a los veinte como administradores.**

- Deja dos administradores
- Cuatro responsables de área
- El resto, colaboradores en su equipo

→ Nadie pierde capacidad de trabajar y desaparece el riesgo de que alguien borre un expediente entero sin querer.

**Se dan permisos amplios para no bloquear a nadie.**

- Concede lo que cada puesto necesita

→ El bloqueo se resuelve sin abrir de más.

**Un becario ve documentación sensible.**

- Revisa qué corresponde a cada perfil

→ Lo sensible queda donde debe.

**Nadie revisa los permisos desde hace dos años.**

- Programa una revisión periódica

→ El acceso refleja la organización de hoy.

**Un externo pide acceso a toda la carpeta.**

- Le da acceso al expediente que necesita

→ Ve lo suyo y nada más.

**Alguien se va y sus permisos siguen activos.**

- Retira el acceso el último día

→ La cuenta refleja quién trabaja aquí.