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categoria: espacio-de-trabajo
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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-ET-004, KB-MA-002]
citadoPor: [KB-PR-007, KB-TD-005, KB-TD-007, KB-TD-010, KB-ET-015]
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# Buscar y encontrar de verdad

_Buscar por lo que dice el documento, no por dónde creías haberlo puesto._

**Responde a:** no encuentro un documento · buscar por contenido dentro de los pdf · buscar por nif o por matrícula · filtrar documentos por fecha

La mayoría de la gente busca navegando: entra en la carpeta que cree recordar y va bajando. Es lento y falla justo cuando lo archivó otra persona. Buscar por lo que el documento dice funciona siempre.

**En corto**

- Busca dentro de los documentos, no solo en sus nombres.
- Los acentos y las mayúsculas dan igual.
- Un NIF, una matrícula o un número de póliza son la mejor búsqueda posible.

## Qué buscar para encontrar antes

| En vez de… | Busca… |
| --- | --- |
| «contrato» | El nombre de la empresa o su NIF |
| «seguro 2024» | El número de póliza |
| «el de la obra esa» | La dirección de la obra |
| «lo que mandó Juan» | Lo que dice el documento; el remitente es un filtro, no una búsqueda |

## Cuando salen demasiados resultados

Filtra por fecha, por tipo de documento o por a quién pertenece. Es más rápido que afinar la búsqueda con más palabras, que suele dejar cero resultados.

> [!NOTE]
> Si buscas algo tres veces en una semana, no es un problema de búsqueda: ese documento merece estar enlazado desde donde trabajas.

> [!WARNING]
> Solo encuentras lo que puedes ver. Si un compañero jura que subió algo y a ti no te sale, mira primero los permisos antes de buscar más.

**¿Busca dentro de documentos escaneados?**

Sí, si se leyeron al subirlos.

**¿Puedo buscar por un dato extraído?**

Sí, y es lo más preciso: fechas de caducidad, importes, identificadores.

**¿Encuentra si escribo sin acentos?**

Sí, y también con mayúsculas o sin ellas.

## Ejemplos

**Alguien necesita el seguro de un proveedor y no sabe quién lo archivó.**

- Busca el NIF del proveedor

→ Salen sus cuatro documentos, incluido el seguro, sin haber abierto una sola carpeta.

**Se busca por nombre de fichero y no aparece.**

- Busca por algo que diga el contenido

→ Encontrar deja de depender de cómo se llamó.

**La búsqueda devuelve cientos de resultados.**

- Filtra por expediente, fecha o tipo

→ Se llega a lo concreto.

**Un documento existe y una persona no lo ve.**

- Comprueba si tiene acceso a ese expediente

→ Se descarta un fallo de búsqueda.

**Se busca un dato y no está extraído.**

- Añade ese campo a la extracción

→ La búsqueda encuentra lo que hace falta.

**Los escaneos antiguos no aparecen en las búsquedas.**

- Comprueba si se procesaron al subirlos

→ El histórico pasa a ser buscable.