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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-002]
citadoPor: [KB-CL-001, KB-CL-008]
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# Invitar a alguien de fuera

_Gestorías, auditores y asesores: qué darles y qué no._

**Responde a:** dar acceso a mi gestoría · invitar a un auditor externo · acceso temporal a un colaborador · compartir con alguien que no es de la empresa

Tarde o temprano alguien de fuera necesita ver algo: la gestoría, un auditor, un abogado, un colaborador puntual. La tentación es hacerle administrador para que no vuelva a pedir nada; es también el error que más caro sale.

## Qué darle según quién sea

| Quién | Qué necesita | Qué NO necesita |
| --- | --- | --- |
| Gestoría o asesoría | Consulta sobre lo suyo, y descargar | Crear procesos, borrar, ver otros clientes |
| Auditor | Consulta acotada al alcance auditado | Nada más, y por un tiempo limitado |
| Abogado | El expediente concreto del asunto | El resto de la organización |
| Colaborador puntual | El equipo o proyecto en el que trabaja | Los ajustes de la organización |

## Tres reglas

- Nunca administrador. Un externo no debe poder cambiar vuestros permisos ni vuestra configuración.
- Acotado a lo suyo, no a todo. «Solo consulta» sobre toda la organización sigue siendo demasiado.
- Con fecha de salida. Cuando acabe el encargo, se quita el acceso ese día, no cuando alguien se acuerde.

> [!IMPORTANT]
> Si manejáis documentación de clientes que compiten entre sí, un acceso externo mal acotado no es un descuido interno: es información de un tercero que no ha dado permiso para que la vea nadie más.

> [!NOTE]
> Un acceso de consulta acotado suele ser mejor que mandarle los documentos por correo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró y cuándo.

> [!WARNING]
> Revisa los accesos externos una vez al trimestre. Son los que más se olvidan porque no forman parte de vuestro equipo y nadie los echa de menos.

**¿Puedo dar acceso solo unos días?**

Sí, y es lo recomendable para auditorías.

**¿Consume algo tener a un externo?**

Consultar y descargar no consume.

**¿Se entera de que le vigilo?**

Los accesos se registran igual que los de cualquier otro; no es vigilancia, es el mismo trato.

## Ejemplos

**Una empresa da acceso de administrador a su gestoría para no tener que mandarle documentos.**

- Lo cambia a consulta acotada a lo fiscal
- Revisa los accesos externos cada trimestre

→ La gestoría sigue trabajando igual y deja de poder cambiar la configuración de la empresa.

**Se invita como usuario a quien solo aportaba un papel.**

- Le manda un enlace en lugar de una invitación

→ No se consume una licencia por una aportación puntual.

**Un externo necesita ver varios expedientes durante meses.**

- Le da acceso limitado a lo que necesita

→ Trabaja sin ver lo demás.

**El externo termina y su acceso sigue activo.**

- Retira el acceso al terminar

→ El acceso refleja quién colabora hoy.

**Nadie sabe qué externos tienen acceso.**

- Consulta la lista de accesos externos

→ La foto existe sin preguntar.

**Un externo pide más acceso del que necesita.**

- Concede lo mínimo para su tarea

→ El alcance se ajusta al trabajo.