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categoria: espacio-de-trabajo
subcategoria: contactos
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CC-006, KB-CC-003]
citadoPor: [KB-TD-005, KB-TD-012, KB-PR-026]
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# ¿Dónde está cada cosa?

_El mapa de qué se guarda dónde, para dejar de buscar en el sitio equivocado._

**Responde a:** dónde se guardan los documentos · dónde veo lo que he enviado · no sé en qué pantalla buscar · diferencia entre expediente documento y contacto

La mayor parte del tiempo perdido al empezar no es aprender a hacer algo: es buscar dónde está. Este es el mapa, y con él se acaban casi todas las dudas de navegación.

| Si buscas… | Está en… | Y se organiza por… |
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| Un documento concreto | El expediente donde llegó, o el buscador | Su contenido: busca por NIF o número, no por nombre de archivo |
| Lo que le pediste a alguien | El expediente de ese asunto | Quién participa y qué le falta |
| Lo que mandaste a firmar | El envío, en firmas | Su estado: enviado, abierto, firmado |
| Los datos de una empresa | Su ficha de contacto | La organización, con sus personas dentro |
| Lo que tú firmaste para otros | Tus participaciones | La otra parte, no vosotros |
| Qué está parado | El listado, filtrando por antigüedad | Lo que lleva más tiempo esperando |

> [!IMPORTANT]
> La confusión más común es entre **expediente** y **documento**. El expediente es el asunto —el alta de un proveedor, una obra—; el documento es una de las cosas que hay dentro. Si buscas un documento suelto y no lo encuentras, busca el asunto al que pertenece.

## La regla que ahorra más tiempo

Busca por lo que dice el documento, no por dónde crees que está. El buscador mira dentro del contenido, así que un NIF, una matrícula o un número de póliza encuentran en un segundo lo que navegando cuesta media hora.

> [!WARNING]
> Si no encuentras algo que alguien jura haber subido, mira dos cosas antes de seguir buscando: en qué organización estás y si tienes permiso para verlo. Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda.

> [!NOTE]
> Lo que se repite cada semana merece un filtro guardado. Navegar hasta lo mismo cinco veces es la señal de que ese sitio debería estar a un clic.

**¿Puedo tener un documento en dos sitios?**

Se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces.

**¿Dónde veo lo que caduca?**

Filtrando por fecha de vencimiento.

**¿Y lo que borré?**

Depende de vuestra política de conservación; no contéis con recuperarlo.

## Ejemplos

**Alguien nuevo pierde veinte minutos buscando un certificado por el nombre del archivo.**

- Busca por el NIF del proveedor

→ Lo encuentra en segundos, y a partir de ahí busca siempre por contenido.

**Nadie encuentra un documento que sabe que existe.**

- Busca por contenido en lugar de por carpeta

→ Se llega sin recorrer la estructura.

**Cada persona guarda las cosas donde le parece.**

- Acuerda dónde va cada tipo de documento

→ Cualquiera llega al mismo sitio.

**Un expediente está en dos sitios.**

- Comprueba cuál es el bueno y unifica

→ Deja de haber dos versiones.

**Alguien nuevo no sabe dónde mirar.**

- Le enseña la estructura y el buscador

→ Se orienta el primer día.

**Lo que se busca está en el correo de alguien.**

- Lo sube al expediente al recibirlo

→ La información vive donde se busca.