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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-AD-003, KB-ET-010]
citadoPor: [KB-ET-005]
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# Cuando alguien se marcha

_El día que se va, y las dos semanas de antes. En ese orden de importancia._

**Responde a:** baja de un empleado accesos · qué hacer cuando se va alguien del equipo · traspaso antes de una salida · quitar accesos a alguien que se marcha

La salida de alguien se trata casi siempre como un asunto de accesos: se le quita la cuenta y listo. Eso es lo urgente, pero no es lo que os va a costar dinero dentro de tres meses.

## Las dos semanas de antes

1. **Que pase sus conversaciones a los expedientes** — Lo que quede en su bandeja se va con la cuenta, y es donde están los compromisos.
2. **Que deje escrito el porqué de lo raro** — Las excepciones que solo esa persona conocía: quién cobra distinto, a quién hay que llamar.
3. **Que quede claro quién recoge cada asunto** — Por expediente, con nombre. «El equipo» no es un responsable.
4. **Y que se revisen sus tareas y avisos** — Si estaban a su nombre, dejarán de mirarse el día que se vaya.

> [!IMPORTANT]
> El primer punto es el 80 % del valor. Casi todo el conocimiento que se pierde en una salida no estaba en la cabeza de nadie: estaba en un correo que nadie más puede abrir.

## El día de la salida

| Qué | Cuándo | Detalle |
| --- | --- | --- |
| Retirar el acceso | Ese mismo día | No la semana siguiente |
| Cerrar sus sesiones y dispositivos | A la vez | Quitar la cuenta no cierra lo ya abierto en todas partes |
| Reasignar lo que estaba a su nombre | Antes de retirar | Si no, queda huérfano y nadie lo ve |
| Dejar constancia de la fecha | En el registro | Es lo que se mira si algo pasó después |

> [!WARNING]
> La tercera fila hay que hacerla **antes** de la segunda. Si retiráis el acceso primero, sus tareas, avisos y expedientes se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca.

## Lo que no se borra

**En corto**

- Su histórico de actividad: es parte del registro y no se toca.
- Los documentos que subió: son de la organización, no suyos.
- Y lo que firmó: sigue siendo válido y verificable.

Lo que se retira es el acceso, no el rastro. Esa distinción es la que permite responder años después a quién hizo qué, aunque esa persona ya no esté.

> [!NOTE]
> Si la salida es conflictiva, cambia el orden: primero acceso, después traspaso con lo que haya. Y conviene revisar el registro de actividad de los días previos, que es exactamente para lo que existe.

**¿Y si vuelve más adelante?**

Se le da acceso otra vez; no hay que dejarlo abierto por si acaso.

**¿Libera su plaza?**

Sí, al retirar el acceso queda disponible para otra persona.

**¿Puedo ver qué se llevó?**

Podéis ver qué consultó y descargó, que es lo que registra la actividad.

## Ejemplos

**Una empresa retira el acceso el día de la baja y a los dos meses caduca un seguro.**

- Reasigna tareas y avisos antes de retirar el acceso en la siguiente salida
- Pide el traspaso de conversaciones a los expedientes

→ El relevo se entera de lo que vence y nada queda sin responsable.

**Alguien se va con expedientes abiertos a su nombre.**

- Reasigna sus expedientes antes del último día

→ Ningún tercero se queda esperando.

**Su correo se cierra y con él se van conversaciones.**

- Guarda lo relevante en los expedientes antes

→ La información sobrevive a la baja.

**Su acceso sigue activo semanas después.**

- Retira el acceso el último día

→ La cuenta refleja quién trabaja aquí.

**Los avisos siguen llegando a su dirección.**

- Cambia el destinatario en los expedientes

→ Los avisos llegan a alguien que existe.

**Sus firmas anteriores se quieren borrar.**

- Conserva el registro de lo que hizo

→ El histórico sigue siendo cierto.