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categoria: espacio-de-trabajo
subcategoria: contactos
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
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# Cómo nombrar las cosas para encontrarlas

_Tres reglas de nombrado que valen más que cualquier estructura de carpetas._

**Responde a:** cómo nombrar los expedientes · convención de nombres de archivos · organizar nombres de proyectos · criterio para nombrar documentos

Se discute mucho sobre cómo organizar carpetas y muy poco sobre cómo nombrar las cosas, cuando es al revés: con buenos nombres se encuentra todo aunque la estructura sea mediocre, y con nombres malos no hay estructura que salve.

## Las tres reglas

1. **Empezad por lo que os hace distinguirlo** — Si buscáis por cliente, el cliente va delante. Si buscáis por obra, la obra.
2. **Incluid el identificador que usa la gente** — El número de pedido, la matrícula, el código de obra. El que se dice en voz alta, no uno nuevo.
3. **Y la fecha en formato ordenable** — 2026-08 ordena bien; agosto 2026 no. Solo si la fecha importa.

> [!IMPORTANT]
> La segunda es la que más rinde y la que más se incumple. Si en la oficina la obra se llama «la del puerto» y en el sistema es «EXP-2026-0448», habrá dos vocabularios y alguien tendrá que traducir cada vez. Poned los dos: nadie se ha arrepentido de un nombre un poco más largo.

## Lo que no conviene poner

| Esto no | Por qué |
| --- | --- |
| «definitivo», «final», «bueno» | Siempre aparece un «final2» |
| Las iniciales de quien lo hizo | Deja de significar nada cuando esa persona se va |
| Abreviaturas que solo entiende un área | El resto no las buscará nunca |
| La versión, si el sistema ya la lleva | Duplica información y se desincroniza |

> [!WARNING]
> La primera fila parece anecdótica y no lo es: «contrato_final_v3_revisado.pdf» convive con «contrato_final_bueno.pdf» y nadie sabe cuál rige. Si hay versiones, se marcan como versiones; el nombre no es el sitio para eso.

## Y con los contactos

**En corto**

- El nombre legal completo, no el apodo comercial suelto.
- El identificador fiscal, que es lo único que no cambia.
- Y una sola ficha por empresa, aunque tenga varias delegaciones.

Los contactos duplicados son la causa número uno de «no lo encuentro», y casi siempre nacen de escribir el mismo nombre de tres maneras distintas.

> [!NOTE]
> Nada de esto hace falta si buscáis por dentro del documento, que funciona igual con nombres malos. Pero los nombres se ven en los listados, y ahí es donde se pierde el tiempo de verdad.

**¿Hay que renombrar lo antiguo?**

No. Aplicadlo a lo nuevo; lo antiguo se encuentra por contenido.

**¿Y si cada área quiere el suyo?**

Poneos de acuerdo solo en el identificador común; el resto puede variar.

**¿Sirve un código automático?**

Sí, pero acompañado del nombre humano: un código a secas obliga a traducir.

## Ejemplos

**Un equipo tiene tres fichas del mismo proveedor escritas de tres formas.**

- Unifica por identificador fiscal y usa el nombre legal completo

→ Las búsquedas devuelven una ficha y el histórico del proveedor deja de estar partido.

**Los expedientes se llaman con siglas que solo entiende uno.**

- Usa nombres que entienda cualquiera del equipo

→ Encontrar deja de depender de una persona.

**Dos expedientes se llaman casi igual.**

- Añade lo que los distingue al nombre

→ Nadie trabaja sobre el equivocado.

**El nombre incluye una fecha en tres formatos distintos.**

- Acuerda un formato y lo aplica

→ El orden alfabético sirve de algo.

**Se busca por el nombre y no aparece.**

- Busca por contenido en lugar de por nombre

→ El nombre deja de ser la única vía.

**Cada persona nombra a su manera.**

- Acuerda la convención y la deja escrita

→ El archivo es legible para todos.