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categoria: espacio-de-trabajo
subcategoria: usuarios
audiencia: administrador
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-ET-011, KB-AD-015]
citadoPor: [KB-ET-016]
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# Cuando alguien tiene dos cuentas

_La misma persona entrando con dos correos distintos: por qué pasa y por qué conviene arreglarlo pronto._

**Responde a:** un usuario tiene dos cuentas · entré con otro correo y no veo nada · unificar cuentas duplicadas · cambiar el correo de un usuario

Es un lío pequeño que crece: alguien entra un día con su correo personal porque le llegó ahí una invitación, y otro día con el de la empresa. Para la plataforma son dos personas distintas, y a partir de ahí todo se parte en dos: lo que ve, lo que ha hecho y lo que le llega.

## Cómo se nota

| Síntoma | Qué está pasando |
| --- | --- |
| «Entro y no veo lo mío» | Está en la sesión de la otra cuenta |
| «No me llegan los avisos» | Llegan al otro correo |
| Aparece dos veces en la lista de usuarios | Son dos cuentas, no un error de visualización |
| El registro atribuye acciones a dos nombres | Y eso complica cualquier revisión posterior |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta fila es la que más molesta a largo plazo y la que nadie ve venir. Si la misma persona ha trabajado seis meses con dos cuentas, el histórico está partido: para responder a «quién hizo esto» hay que saber que esas dos identidades eran la misma, y eso solo lo sabe quien estaba entonces.

## Cómo se arregla

1. **Decidid cuál es la buena** — Casi siempre la del dominio de la empresa: sobrevive a la persona y encaja con el acceso por dominio.
2. **Pasad los accesos a esa** — Con los mismos permisos que tuviera en la otra, ni más.
3. **Retirad la otra, sin borrar su histórico** — Lo que hizo se queda; lo que se quita es la posibilidad de seguir usándola.
4. **Y avisadle de cuál usar** — Es la mitad del problema: si no lo sabe, volverá a entrar por donde tenga guardada la contraseña.

> [!WARNING]
> Cuidado con el orden: si retiráis primero la cuenta antigua y esa persona tenía tareas, avisos o expedientes a su nombre, se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca. Reasignad antes, retirad después — igual que con una baja.

## Cómo se evita

**En corto**

- Invitar siempre al correo corporativo, aunque la persona pida el suyo.
- Tener activado el acceso por dominio si vuestro equipo comparte dominio.
- Y revisar la lista de usuarios de vez en cuando: los duplicados se ven a simple vista.

> [!NOTE]
> El caso de la persona externa que colabora con varias empresas es distinto: ahí es normal que use un solo correo y tenga acceso a varias organizaciones. Eso no son dos cuentas, es una cuenta con varios accesos, y funciona como debe.

**¿Se pueden fusionar las dos cuentas?**

Lo que se traslada son los accesos; el histórico de cada una se queda donde se generó.

**¿Ocupan dos plazas?**

Mientras las dos estén activas, sí. Es otro motivo para resolverlo pronto.

**¿Y si el correo bueno cambia porque cambia el dominio?**

Se actualiza el acceso; no hace falta crear una cuenta nueva.

## Ejemplos

**Una empleada entra unas veces con su correo personal y otras con el de la empresa.**

- Reasignan sus tareas a la cuenta corporativa antes de retirar la otra
- Le confirman con cuál debe entrar

→ Deja de perderse avisos y el registro vuelve a atribuir su trabajo a una sola persona.

**Una persona tiene dos cuentas y trabaja con las dos.**

- Unifica en una y retira la otra

→ El histórico deja de partirse.

**Los expedientes están repartidos entre sus dos cuentas.**

- Reasigna todo a la cuenta que se conserva

→ Nada se queda huérfano.

**Los avisos llegan a la cuenta que no usa.**

- Actualiza el correo en los expedientes

→ Los avisos llegan donde se leen.

**Se consume una licencia de más.**

- Retira la cuenta duplicada

→ La cuenta refleja las personas reales.

**Se borra una cuenta y desaparecen sus acciones del histórico.**

- Desactiva en lugar de borrar

→ El registro de lo que hizo se conserva.