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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-ET-003, KB-ET-015, KB-ET-020]
citadoPor: [KB-ET-019, KB-TL-020, KB-TL-025]
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# Cuando un contacto cambia de empresa

_Editar la ficha parece lo natural, y es justo lo que borra la información que hacía falta después._

**Responde a:** un contacto ha cambiado de empresa qué hago · cambiar el correo de un contacto · el correo de un proveedor ya no existe · duplicar o editar una ficha de contacto

Pasa constantemente: la persona con la que lleváis tres años tratando se cambia de empresa, o cambia el dominio de correo, y alguien entra en su ficha y la actualiza. Parece lo obvio. El problema aparece meses después, cuando hay que saber a quién se le mandó algo y desde qué empresa contestó.

## Qué se reescribe y qué no

| Elemento | Qué pasa al editar la ficha | Por qué |
| --- | --- | --- |
| Correo al que se enviará a partir de ahora | Cambia | Es lo que queríais |
| Correos ya enviados | No cambian | Guardan la dirección de entonces: es la prueba de a quién se envió |
| Empresa que figura en la ficha | Se sobrescribe | La ficha refleja el ahora, no tiene historial |
| Expedientes donde intervino | Siguen apuntando a esa ficha | Y pasan a leerse con la empresa nueva |

> [!IMPORTANT]
> La tercera fila es la trampa. **Un envío antiguo conserva la dirección real a la que se mandó, pero la ficha pasa a decir que esa persona siempre fue de la empresa nueva.** Si sacáis un listado por empresa, trabajo de hace dos años aparecerá atribuido a una compañía que entonces no tenía nada que ver. Lo que se envió está bien; lo que se cuenta sobre ello, no.

## La regla, en una línea

**En corto**

- Misma persona, mismo puesto, solo cambia el correo → editar la ficha.
- Misma persona, otra empresa → ficha nueva, y la antigua se marca como inactiva.
- Otra persona en el mismo puesto → ficha nueva siempre, aunque herede el buzón.

> [!WARNING]
> El tercer caso es el más delicado y no es de organización, es de acceso: **un enlace enviado a una dirección sigue funcionando para quien lea ese buzón**. Si el correo del que se marchó lo hereda su sustituto, esa persona puede abrir cosas dirigidas a su predecesor. Cuando en un proveedor cambia el interlocutor, lo que está en curso se reenvía a la dirección nueva, no se da por bueno el reenvío interno.

## Cómo dejarlo limpio sin perder el pasado

1. **Ficha nueva con la empresa nueva** — Y el correo actual, que es al que se escribirá a partir de ahora.
2. **La antigua se conserva, marcada como inactiva** — Sostiene todo lo que se hizo con ella y evita que alguien la reutilice.
3. **Una nota que las enlace** — Basta una línea en cada una: quien busque dentro de un año lo agradecerá.
4. **Y lo que esté en curso, reapuntado a la ficha nueva** — Lo cerrado se queda como estaba: refleja lo que pasó.

> [!NOTE]
> Si la persona pide que dejéis de escribirle a su dirección anterior, eso se atiende igual que cualquier otra petición sobre sus datos, y es independiente de que conservéis el histórico de lo enviado.

**¿Borro la ficha antigua?**

No: cuelga de ella todo lo que se hizo. Marcadla inactiva.

**¿Y si vuelve a la empresa anterior?**

Se reactiva la ficha de entonces; para eso se conservó.

**¿Merece la pena para un contacto con dos envíos?**

Editar y seguir. La regla es para quien tiene historia detrás.

## Ejemplos

**El interlocutor de un proveedor se cambia de empresa y sigue tratando con vosotros.**

- Crea una ficha nueva, marca la antigua inactiva y enlaza las dos con una nota

→ El histórico sigue diciendo desde dónde contestó entonces, y los envíos nuevos van al sitio correcto.

**Un contacto cambia de empresa y sigue en la ficha antigua.**

- Actualiza el contacto en su nueva empresa

→ Los avisos llegan a quien corresponde.

**Se le sigue escribiendo a su correo anterior.**

- Comprueba el rebote y actualiza

→ Deja de haber avisos perdidos.

**El histórico de lo que aportó se quiere mover con él.**

- Conserva el histórico en la empresa donde ocurrió

→ El registro sigue siendo cierto.

**Nadie sabe quién le sustituye en la empresa antigua.**

- Pide el contacto nuevo antes de reclamar

→ La petición llega a alguien que puede actuar.

**Se duplica el contacto en dos empresas.**

- Mantiene una ficha por empresa

→ Cada relación tiene su interlocutor.