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subcategoria: contactos
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nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
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# Cuántos contactos guardar de una empresa

_Uno se queda corto, cinco no los mantiene nadie. Y escribir «a la empresa» es la forma más rápida de que no conteste nadie._

**Responde a:** cuántas personas guardar de un proveedor · escribir a info@ o a una persona · contacto de facturación y contacto técnico · duplicados de la misma empresa

La agenda se llena de dos formas y las dos dan problemas: una ficha por empresa con un correo genérico, o quince fichas de la misma empresa porque cada uno guardó a quien le contestó. El punto medio no es una cuestión de orden, es lo que decide si os contestan.

## Cuántas fichas hacen falta de verdad

| Tipo de relación | Cuántas personas | Cuál es la buena |
| --- | --- | --- |
| Proveedor pequeño | Una | La persona que os atiende, con su dirección |
| Proveedor con departamentos | Dos o tres | Quien firma, quien manda papeles, quien factura |
| Cliente grande | Las que os pidan tratar | Y anotad para qué sirve cada una |
| Empresa con la que apenas tratáis | Una | Aunque sea genérica: no merece mantenimiento |

> [!IMPORTANT]
> El matiz que cambia los resultados: **un correo genérico no es un contacto, es una puerta**. Cuando escribís a `info@` o `administracion@`, el mensaje llega a un sitio donde nadie se siente el destinatario — y lo que no tiene destinatario no tiene urgencia. Sirve para presentarse y para encontrar a la persona correcta, pero no para pedir algo con fecha. La primera petición seria vale más si va a un nombre, aunque ese nombre lo hayáis conseguido por teléfono.

## Cómo evitar los quince duplicados

1. **Buscar antes de crear, por el dominio del correo** — Es lo que agrupa a la gente de una misma empresa.
2. **Guardar el puesto, no solo el nombre** — «Ana» dentro de un año no dice nada; «Ana, calidad» sí.
3. **Y fusionar cuando aparezca el duplicado** — Mejor en el momento que en la limpieza de dentro de seis meses.

> [!WARNING]
> Antes de añadir a alguien porque contestó una vez, mirad qué papel juega: **el que contesta no siempre es el que decide, y a veces solo estaba reenviando**. Guardar a esa persona como contacto principal hace que las siguientes peticiones vayan a alguien que no tiene por qué ocuparse — y ese es el camino más corto a que dejen de contestar. Lo que hay que guardar es quién se ocupa, aunque la respuesta la mande otro.

## Lo que conviene anotar de cada uno

**En corto**

- Para qué es esa persona: firmas, documentación, facturación.
- Por dónde contesta de verdad: correo, móvil, el canal que use.
- Y si es la única: eso avisa de un riesgo, no de un orden.

> [!NOTE]
> Una empresa con una sola persona de contacto y sin alternativa es un punto único de fallo — el día que esté de baja, el expediente se para. No hace falta guardar a cinco, basta con saber a quién preguntar si esa falta.

**¿Guardo al comercial que me vendió?**

Si no os va a mandar documentación, no: se queda desactualizado enseguida.

**¿Y si la empresa insiste en que escriba al genérico?**

Se respeta, y se anota como suyo. Es su forma de trabajar.

**¿Conviene una ficha de empresa además de las personas?**

Sí: los documentos son de la empresa, aunque los mande una persona.

## Ejemplos

**Una empresa pide documentación al buzón genérico de un proveedor y no recibe respuesta en tres semanas.**

- Llama, consigue el nombre de quien se ocupa y le manda la petición a él

→ El documento llega en dos días, y la ficha queda con la persona que de verdad se ocupa.

**Se guarda un solo contacto y está de vacaciones.**

- Registra un segundo contacto en la empresa

→ La petición no espera a una persona.

**Se guardan quince contactos y nadie sabe a quién escribir.**

- Marca quién es el interlocutor principal

→ El aviso va a quien corresponde.

**El contacto que aparece ya no trabaja allí.**

- Actualiza al primer rebote

→ Deja de haber avisos perdidos.

**Se escribe a un buzón genérico y nadie contesta.**

- Pide una persona concreta

→ La petición llega a alguien que puede actuar.

**Cada persona del equipo usa un contacto distinto.**

- Centraliza la ficha de la empresa

→ El proveedor recibe un mensaje coherente.