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idioma: es
categoria: glosario
subcategoria: procesos
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TL-001, KB-GL-012]
citadoPor: [KB-TL-014, KB-GL-018, KB-GL-019, KB-GL-012]
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# Qué es un expediente

_Todo lo que hay que reunir sobre un asunto, junto y con sus fechas._

**Responde a:** qué es un expediente en trackline · diferencia entre expediente y proceso · qué es una carpeta de documentación · cómo se organiza la documentación de un proveedor

**Expediente** — La unidad de trabajo que agrupa todo lo relativo a un asunto concreto: qué se pidió, a quién, qué llegó, cuándo y en qué estado está.

Es la carpeta de toda la vida, con dos diferencias que importan: sabe qué falta, y sabe cuándo llegó cada cosa.

## Expediente, proceso y plantilla

| Palabra | Qué es | Ejemplo |
| --- | --- | --- |
| Plantilla o esquema | El molde: qué se pide siempre | «Alta de proveedor» |
| Expediente | Un caso concreto salido de ese molde | «Alta de Talleres Muñoz» |
| Fase | Un bloque de peticiones dentro del expediente | «Documentación de empresa» |

Confundir plantilla con expediente es el error de organización más común: se crea una plantilla por cada proveedor y se pierde justamente lo que hacía útil tener plantillas.

> [!NOTE]
> Un expediente puede tener varios participantes, y cada uno ve solo lo suyo. Es lo que permite pedir documentación a dos subcontratas que compiten sin que se vean entre ellas.

**¿Un expediente se cierra?**

Sí, cuando está completo o cuando se decide que no va a avanzar.

**¿Puede tener documentos que no pedí?**

Sí, se pueden añadir sin que fueran una solicitud.

**¿Se puede reabrir?**

Sí.

## Ejemplos

**Una empresa crea una plantilla nueva por cada proveedor que da de alta.**

- Deja una sola plantilla «Alta de proveedor»
- Cada proveedor pasa a ser un expediente

→ El proceso se puede mejorar en un sitio y beneficia a todos los altas siguientes.

**Se abre un expediente por cada documento que llega.**

- Agrupa en un expediente todo lo del mismo asunto

→ La foto del asunto se ve entera y no en trozos.

**Un expediente se cierra faltando un documento.**

- Comprueba qué queda pendiente antes de cerrarlo

→ El cierre significa lo mismo para todo el equipo.

**Nadie sabe en qué punto está un asunto sin preguntar.**

- Consulta el estado del expediente

→ La respuesta no depende de a quién se pregunte.

**Dos personas piden lo mismo al mismo proveedor.**

- Trabaja sobre el expediente compartido

→ El proveedor recibe una petición y no dos.

**Meses después hay que explicar cómo se resolvió un asunto.**

- Abre el expediente con su histórico completo

→ La explicación sale del propio expediente.