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idioma: es
categoria: glosario
subcategoria: cumplimiento
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-GL-013, KB-GL-014]
citadoPor: [KB-GL-020]
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# Responsable y encargado del tratamiento

_Dos palabras que se usan como sinónimos y significan cosas muy distintas: una decide y la otra ejecuta._

**Responde a:** diferencia entre responsable y encargado del tratamiento · quién es el responsable de los datos si uso una plataforma · qué es un encargado del tratamiento · el proveedor responde de mis datos

Son las dos figuras sobre las que se apoya toda la normativa de protección de datos, y en las conversaciones del día a día se usan indistintamente. La diferencia no es de tamaño ni de importancia: es de quién toma la decisión.

**Responsable del tratamiento** — Quien decide qué datos se recogen, para qué y durante cuánto tiempo. Normalmente, vuestra empresa.

**Encargado del tratamiento** — Quien trata esos datos siguiendo vuestras instrucciones, porque le habéis contratado para ello. Normalmente, el proveedor de la herramienta.

## Qué le toca a cada uno

| Decisión | Quién la toma | Consecuencia práctica |
| --- | --- | --- |
| Qué datos se piden a un proveedor | Vosotros | Pedir de más también es una decisión |
| Para qué se usan | Vosotros | Usarlos para otra cosa después no es automático |
| Cuánto tiempo se conservan | Vosotros | La herramienta guarda lo que le digáis, y mientras se lo digáis |
| Cómo se protegen técnicamente | El proveedor | Cifrado, accesos, copias, aislamiento entre clientes |
| Quién puede entrar dentro de vuestra cuenta | Vosotros | Los permisos los dais y los quitáis vosotros |

> [!IMPORTANT]
> El error más caro es asumir que **contratar una buena herramienta traslada la responsabilidad**. No lo hace. El proveedor responde de proteger lo que le confiáis y de hacer solo lo que le pedís; la decisión de qué se guarda, para qué y hasta cuándo sigue siendo vuestra, y es justo lo que se comprueba cuando alguien pregunta.

## Lo que sí conviene exigir al proveedor

**En corto**

- Un contrato que describa qué trata, para qué y con qué medidas.
- Saber en qué países se guarda y quién puede acceder.
- Y qué otros proveedores usa a su vez, porque su cadena también os afecta.

> [!WARNING]
> Ese último punto sorprende: **un encargado suele apoyarse en otros encargados** — alojamiento, correo, mensajería. Eso no es irregular, pero sí es algo que tenéis derecho a conocer y que a vosotros os van a preguntar, no a ellos. Cuando un cliente grande os manda su cuestionario, la pregunta llega a vuestra puerta.

En la práctica, esto se traduce en una decisión muy concreta al configurar cualquier herramienta: no activar campos «por si acaso». Cada dato que pedís es un dato que tenéis que justificar, custodiar y borrar algún día.

> [!NOTE]
> Cómo se traduce esto en documentos, contratos y plazos concretos depende de vuestro caso y del marco que os aplique — el **RGPD** para quien opera en Europa, entre otros. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí solo se explica quién es quién para que la conversación empiece bien.

**Si el proveedor sufre un incidente, ¿respondo yo?**

Cada uno responde de lo suyo, y por eso importa tener escrito qué le tocaba a cada cual.

**¿Puedo pedirle que borre todo?**

Sí: trabaja por instrucciones vuestras, y eso incluye el final de la relación.

**¿Y si somos dos empresas decidiendo juntas?**

Existe esa figura y cambia las obligaciones; es una conversación para vuestro asesor.

## Ejemplos

**Un cliente pregunta a una empresa quién trata sus datos y con qué garantías.**

- Responde con su propio criterio de recogida y conservación, y adjunta lo que le da el proveedor

→ La respuesta la da quien decide, que es quien la tenía que dar.

**Un cliente pregunta cuánto tiempo se guardan sus datos.**

- Responde con su propia política de conservación

→ Contesta quien decide, no quien ejecuta.

**Se remite al proveedor una pregunta que corresponde a la empresa.**

- Distingue qué decide cada parte

→ La respuesta llega del que puede darla.

**Hay que acreditar ante un cliente las garantías de un proveedor.**

- Adjunta la documentación que el proveedor facilita

→ Se aporta lo del proveedor sin asumir su papel.

**Se firma un contrato sin definir quién decide qué.**

- Lo aclara con el asesor antes de firmar

→ El reparto queda escrito antes de hacer falta.

**Un tercero pide datos directamente al proveedor.**

- Se redirige la petición a quien decide

→ La cadena de decisión se respeta.