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idioma: es
categoria: glosario
subcategoria: procesos
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-GL-011, KB-GL-012]
citadoPor: [KB-TL-007]
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# Qué es un participante

_Quién interviene en un expediente, y por qué su nombre sigue ahí aunque ya no trabaje con vosotros._

**Responde a:** qué es un participante en un expediente · quién interviene en un proceso · puede participar alguien sin cuenta · quitar a alguien de un expediente

Un expediente casi nunca es cosa de una sola persona. Interviene quien lo abre, quien aporta un documento, quien lo revisa y quien lo cierra — y muchas veces alguien de fuera que no trabaja con vosotros ni tiene por qué tener cuenta.

**Participante** — Cualquiera que interviene en un expediente: aportando algo, revisando, aprobando o simplemente recibiendo lo que se le pide.

## Los tres tipos que conviene distinguir

| Tipo | Quién es | Qué necesita para intervenir |
| --- | --- | --- |
| Interno | Alguien de vuestro equipo | Su usuario y los permisos que le hayáis dado |
| Externo | Un proveedor, un cliente, un técnico | Nada más que el enlace que se le envía |
| Automático | Una tarea que corre sola: un recordatorio, una comprobación | Que alguien la haya configurado |

> [!WARNING]
> Lo que más sorprende del segundo tipo: **un externo no necesita cuenta para dejar rastro**. Cuando sube un documento por el enlace que le mandasteis, queda registrado quién era, cuándo lo hizo y qué aportó, igual que si fuera de casa. No hay que darle acceso a vuestra cuenta para tener constancia de lo que hizo — y de hecho es mejor no dárselo.

## Qué pasa cuando alguien deja de participar

1. **Se le retira de lo que está abierto** — Deja de recibir avisos y de poder aportar.
2. **Lo que ya hizo se queda** — Su nombre sigue en cada paso que dio, con su fecha.
3. **Y otra persona ocupa su sitio** — El expediente sigue; lo que cambia es quién responde a partir de ahora.

> [!IMPORTANT]
> Ese segundo punto es deliberado y a veces incomoda: **quitar a alguien de un proceso no borra lo que hizo**. Si se borrara, el expediente dejaría de contar lo que pasó de verdad, que es justo para lo que sirve. Un historial que se reescribe cuando alguien se marcha no vale como prueba de nada.

La consecuencia práctica es sencilla: conviene que cada persona intervenga con su propio nombre, no con una cuenta compartida del departamento. Un histórico lleno de «administración» no dice quién hizo qué el día que hay que averiguarlo.

> [!NOTE]
> Distinto es el derecho de una persona sobre sus propios datos personales, que existe y se atiende. Una cosa es la trazabilidad de quién hizo qué dentro de un expediente y otra los datos personales de esa persona; **cómo se concilian en vuestro caso lo concreta vuestro asesor**.

**¿Un externo ve todo el expediente?**

No: ve lo que se le pide y lo que se le comparte, no el resto.

**¿Puedo añadir a alguien a mitad de un proceso?**

Sí, y queda constancia de desde cuándo participa.

**¿Y si la misma persona interviene por dos empresas distintas?**

Se distingue por el papel con el que interviene en cada expediente.

## Ejemplos

**Un técnico externo tiene que aportar un certificado a un expediente en curso.**

- Recibe un enlace concreto en vez de un usuario de la cuenta

→ Aporta lo suyo, queda registrado quién y cuándo, y no entra a nada más.

**Un participante deja la empresa y se quiere borrar su nombre del expediente.**

- Conserva el registro de lo que hizo

→ El histórico sigue siendo cierto.

**Se invita como usuario a alguien que solo tenía que aportar un papel.**

- Le manda un enlace de participante

→ No se consume una licencia por una aportación puntual.

**Dos personas de la misma empresa aportan documentos distintos.**

- Registra a cada una como participante

→ Consta quién aportó qué.

**Un participante pide ver todo el expediente.**

- Comprueba qué le corresponde ver

→ Ve lo suyo sin acceder a lo del resto.

**Meses después hay que saber quién aportó un certificado.**

- Consulta el registro de participantes

→ La pregunta se contesta sin llamar a nadie.