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idioma: es
categoria: glosario
subcategoria: procesos
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-GL-011, KB-TL-018]
citadoPor: [KB-TL-007]
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# Qué es una plantilla

_El molde con el que se abren los expedientes. Y lo importante: lo que cambia en el molde no cambia lo ya abierto._

**Responde a:** qué es una plantilla de proceso · diferencia entre plantilla y expediente · si cambio la plantilla cambia lo que ya está abierto · borrar una plantilla que se usó

Una plantilla es la respuesta escrita a «qué pedimos siempre en este caso». Se define una vez —qué documentos, en qué orden, a quién y con qué plazos— y a partir de ahí cada caso concreto se abre desde ella sin volver a pensarlo.

**Plantilla** — La definición de un proceso: qué se pide, en qué fases y con qué condiciones. No tiene documentos ni personas concretas.

**Expediente** — Un caso real abierto desde una plantilla, con su proveedor, sus fechas y sus documentos.

## Qué hay en cada sitio

| Elemento | En la plantilla | En el expediente |
| --- | --- | --- |
| Qué se pide | Sí, definido | Copiado al abrirlo |
| A quién | No: solo el papel que juega | Sí: la persona o empresa concreta |
| Documentos | Nunca | Los que se han ido aportando |
| Fechas | Los plazos, en abstracto | Las fechas de verdad |

> [!IMPORTANT]
> El matiz que hay que tener claro antes de tocar nada: **cambiar la plantilla no cambia los expedientes que ya están en marcha**. Lo que se está tramitando siguió el molde que había el día que se abrió, y sigue con él hasta que se cierre. No es un descuido: si cambiara, un expediente a medio recorrer podría exigir de repente un documento que a esa empresa nadie le pidió, y su historial dejaría de explicar lo que ocurrió. Los cambios aplican a lo que se abra a partir de ahora.

## Lo que se deduce de eso

**En corto**

- Se puede corregir una plantilla sin miedo a romper lo que está en curso.
- Y si el cambio es urgente para algo ya abierto, se añade en ese expediente, no en el molde.
- Convivirán expedientes abiertos con versiones distintas, y es normal.
- Por eso conviene que la plantilla diga en su nombre qué es, no cuándo se hizo.

> [!WARNING]
> Sobre retirar una plantilla que ya se ha usado: **los expedientes abiertos con ella no desaparecen ni se quedan huérfanos de contenido**. Lo que se pidió, quién lo aportó y cuándo vive en el propio expediente, no en el molde. Lo que sí se pierde es poder abrir casos nuevos igual que aquellos — así que antes de retirarla conviene tener la que la sustituye, no después.

## Cuándo conviene una nueva y cuándo basta con retocar

1. **Retocar: cambia un plazo, un texto, un documento más** — Es el caso normal y no rompe nada.
2. **Nueva: el proceso es realmente otro** — Si cambian las fases y a quién se pide, no es la misma.
3. **Y si dudáis, mirad los informes** — Dos cosas distintas bajo el mismo nombre mezclan los números para siempre.

> [!NOTE]
> Una plantilla bien pensada es la parte que más ahorra de todo esto, y también la que más se improvisa. El rato que se le dedica una vez lo recuperáis en cada expediente que se abre después.

**¿Puedo copiar una plantilla y ajustarla?**

Sí, y es lo habitual cuando un cliente pide algo distinto.

**¿Cuántas conviene tener?**

Las que alguien sepa explicar. Veinte casi iguales no las mantiene nadie.

**¿Aparecen las plantillas en los informes?**

Lo que se cuenta son los expedientes; la plantilla es cómo se agrupan.

## Ejemplos

**Una empresa corrige un plazo en su plantilla de alta de proveedores con doce altas en marcha.**

- Cambia la plantilla y añade a mano lo urgente en los dos expedientes que lo necesitan

→ Las altas en curso siguen con las reglas que se les comunicaron y las nuevas ya salen bien.

**Se corrige una plantilla y se espera que cambie lo ya abierto.**

- Ajusta a mano los expedientes en curso que lo necesiten

→ Lo comunicado a cada proveedor sigue siendo cierto.

**Cada persona crea su propia plantilla para lo mismo.**

- Deja una sola y la comparte

→ Las mejoras benefician a todos y no a uno.

**Una plantilla acumula documentos que ya no se piden.**

- La revisa cada cierto tiempo

→ Se deja de pedir lo que nadie mira.

**Se necesita una variante para un tipo de proveedor.**

- Crea una segunda plantilla con nombre claro

→ No se retuerce la original para casos que no cubre.

**Nadie sabe qué plantilla usar para un caso nuevo.**

- Nombra las plantillas por el caso que resuelven

→ La elección es obvia sin preguntar.