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subcategoria: informes
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actualizado: 2026-08-13
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citadoPor: [KB-IC-003, KB-IC-006, KB-IC-008, KB-IC-011, KB-IC-020]
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# Sacar los números que hay que enseñar

_Qué se puede medir, para quién, y qué número no dice lo que parece._

**Responde a:** informes de documentación · cuántos expedientes tengo completos · sacar estadísticas para dirección · medir el cumplimiento documental

Antes o después alguien pide números: cuántos proveedores están al día, cuánto tarda un alta, cuántos expedientes hay incompletos. La plataforma los tiene todos; el trabajo está en elegir los tres que dicen algo.

## Los cuatro que casi siempre valen

| Número | Qué responde | Para quién |
| --- | --- | --- |
| Expedientes completos sobre el total | Si el control funciona | Dirección |
| Días medios hasta completar | Si el proceso es razonable | Quien lo lleva |
| Cuántos caducan el trimestre que viene | Qué se viene encima | Operaciones |
| Cuántos llevan más de un mes parados | Dónde está el trabajo muerto | Quien lo lleva |

> [!IMPORTANT]
> «Expedientes completos» no significa «proveedores en regla». Un expediente puede estar completo con documentos que caducaron el mes pasado si nadie marcó su vencimiento. Antes de enseñar ese número a dirección, comprueba que las caducidades están puestas.

## El número que engaña

El total de documentos. Sube siempre, no significa nada, y da una sensación de progreso que no se corresponde con nada. Un archivo con veinte mil documentos y la mitad caducados está peor que uno con dos mil al día.

> [!WARNING]
> Cuidado con comparar meses sin mirar qué pasó. Un mes con pocas altas puede ser una buena noticia (no hubo proveedores nuevos) o una mala (nadie las tramitó). El número solo no lo dice.

> [!NOTE]
> Si tenéis que enseñar esto cada mes, sacadlo siempre igual y el mismo día. Un informe comparable vale mucho más que uno exhaustivo.

**¿Se puede exportar a una hoja de cálculo?**

Sí, con sus fechas, que es lo que permite cruzarlo con lo vuestro.

**¿Se puede filtrar por obra o por cliente?**

Sí, y suele ser la vista que de verdad se usa.

**¿Puedo automatizar un informe mensual?**

Consultadlo; para lo recurrente suele compensar.

## Ejemplos

**Dirección pide un indicador mensual de cumplimiento documental.**

- Elige expedientes completos y caducidades del trimestre
- Comprueba antes que las caducidades están puestas

→ El indicador refleja la realidad en vez de dar por buenos documentos vencidos.

**La dirección pide los números del trimestre y se construyen a mano desde tres hojas.**

- Consulta el estado ya calculado por periodo
- Compara con el trimestre anterior antes de presentarlo
- Guarda la vista para no rehacerla el trimestre que viene

→ El informe pasa de una tarde a diez minutos y el siguiente cuesta lo mismo.

**El número sube y nadie sabe explicar por qué.**

- Compara el detalle con el periodo anterior

→ El cambio se localiza antes de la reunión.

**Cada área presenta su cifra y no cuadran entre sí.**

- Consulta la misma fuente para todas

→ La reunión empieza con una foto común.

**Se enseña un número sin decir de dónde sale.**

- Lleva el desglose que lo respalda

→ La cifra se puede defender.

**Se mide algo que nadie usa para decidir.**

- Quédate con los indicadores que cambian decisiones

→ El informe se lee entero.