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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-CF-003, KB-CS-007, KB-IC-019]
citadoPor: [KB-IC-004, KB-IC-005, KB-IC-007, KB-IC-009, KB-IC-012]
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# Registrar una no conformidad

_Lo que salió mal, qué se hizo y cómo demostrarlo después._

**Responde a:** registrar una no conformidad · gestión de incidencias de calidad · acciones correctivas iso · auditoría pide no conformidades

Una no conformidad no es un fracaso que ocultar: es la prueba de que el sistema detecta cosas. Lo que un auditor mira mal no es que existan, es que no haya ninguna registrada — o que estén todas abiertas.

## Lo que hay que poder demostrar

1. **Qué pasó y cuándo se detectó** — Con fecha. La distancia entre que ocurre y que se detecta es en sí un indicador.
2. **Qué se hizo de inmediato** — La corrección: parar el lote, rehacer el trabajo, avisar al cliente.
3. **Por qué pasó** — La causa, no el culpable. Un registro que nombra personas deja de rellenarse.
4. **Qué se cambió para que no vuelva** — La acción correctiva, con responsable y fecha.
5. **Si funcionó** — El cierre. Sin esto, la no conformidad queda abierta para siempre.

> [!IMPORTANT]
> El paso que más se salta es el último. Un registro lleno de no conformidades abiertas desde hace dos años es peor que no tenerlo: demuestra que se detecta y no se corrige, que es exactamente lo contrario de lo que quería demostrar.

## Lo que conviene adjuntar

**En corto**

- Fotos o documentos del momento, certificados si van a discutirse.
- La comunicación al cliente o al proveedor, si la hubo.
- La evidencia de que la acción correctiva se hizo.

> [!WARNING]
> Si la no conformidad afecta a un cliente o a un tercero, avisar es parte de la corrección y suele tener plazos. No lo dejes para cuando esté todo analizado.

> [!NOTE]
> Escribid la causa en una frase que no nombre a nadie. «El procedimiento no decía quién revisaba» se corrige; «se le pasó a Juan» no.

**¿Sirve para una auditoría ISO?**

Es exactamente el registro que se pide, con sus fechas y sus evidencias.

**¿Y las que no llegan a nada?**

Se cierran indicando que no requerían acción. Cerrar es parte del registro.

**¿Quién debe poder abrirlas?**

Cuanta más gente, mejor. Una no conformidad que solo puede abrir un jefe se queda sin abrir.

## Ejemplos

**Un auditor pide el registro de no conformidades y encuentra treinta abiertas desde hace dos años.**

- Se cierran las que ya no aplican, indicando por qué
- Se asigna responsable y fecha a las cinco reales

→ El registro pasa de ser una prueba en contra a ser lo que demuestra que el sistema funciona.

**Una no conformidad se anota en un correo y a los tres meses nadie sabe si se cerró.**

- Regístrala en el expediente con responsable y fecha
- Anota qué acción se acordó y para cuándo
- Consulta las que siguen abiertas una vez al mes

→ La no conformidad deja de vivir en una bandeja y se cierra o se explica por qué no.

**Se registra sin decir qué la causó.**

- Anota la causa junto al hecho

→ El análisis parte de algo.

**Se cierran todas el día antes de la auditoría.**

- Revísalas con cadencia propia

→ El cierre significa algo.

**La misma no conformidad se repite y nadie lo nota.**

- Consulta el histórico por tipo

→ El patrón se ve y se ataca la causa.

**Un auditor pide el histórico y hay que reconstruirlo.**

- Consulta el registro con sus fechas

→ Se entrega sin recomponer nada.