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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-IC-002, KB-IC-005]
citadoPor: [KB-CS-032, KB-IU-007, KB-DI-016]
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# Reclamar a un proveedor por calidad

_Lo que hay que tener recogido antes de escribir la reclamación, no después._

**Responde a:** reclamación a proveedor por producto defectuoso · cómo documentar una no conformidad de proveedor · reclamar material defectuoso · evidencia para reclamar a un suministrador

Una reclamación por calidad se gana o se pierde en las primeras horas, antes de escribir nada. Lo que decide no es cómo esté redactada: es qué se recogió cuando el problema estaba delante y todavía se podía documentar.

## Lo que hay que recoger, ese mismo día

1. **El lote y su documentación de entrada** — Albarán, certificado, fecha de recepción. Es lo que ata el defecto a ese suministro.
2. **Fotos del defecto y del conjunto** — Del detalle y del contexto: una foto de cerca sin contexto no identifica nada.
3. **Qué cantidad está afectada** — Si es todo el lote o una parte, y cómo lo comprobasteis.
4. **Y el impacto real** — Parada de línea, retrabajo, entrega fallada. Es lo que cuantifica la reclamación.

> [!IMPORTANT]
> El cuarto es el que casi nadie documenta a tiempo y el único que convierte una queja en una reclamación. «El material venía mal» abre una discusión técnica; «el material venía mal y paró la línea seis horas» abre una negociación.

## Lo que conviene tener antes de que pase

| Elemento | Por qué antes |
| --- | --- |
| Especificación acordada por escrito | Sin ella, «mal» es una opinión |
| Criterio de aceptación en recepción | Define qué se comprueba y con qué margen |
| Histórico de incidencias del proveedor | Cambia la conversación si es la tercera vez |

> [!WARNING]
> La tercera fila es la que más peso tiene y la que peor se conserva, porque las incidencias suelen vivir en correos de distintas personas. Si están en el expediente del proveedor, la reclamación deja de ser un caso aislado y pasa a ser un patrón, que es otra conversación.

## Al escribirla

**En corto**

- Hechos con fecha, no valoraciones.
- Lo que pedís, concreto: reposición, abono, plazo.
- Y el plazo de respuesta que esperáis.

> [!NOTE]
> Comunicarlo con constancia de entrega importa aquí más que en otros sitios: los plazos para reclamar defectos suelen ser cortos y se cuentan desde la recepción o desde la detección, según el caso.

**¿Y si el defecto aparece meses después?**

Se puede reclamar, pero pesa mucho lo que se registrase en recepción.

**¿Conviene devolver el material antes de resolver?**

No sin acordarlo: devolver la prueba antes de tiempo complica demostrar el defecto.

**¿Hay que abrir no conformidad interna también?**

Sí, y enlazarla: la reclamación mira hacia fuera, la no conformidad hacia dentro.

## Ejemplos

**Una fábrica recibe material fuera de especificación y reclama una semana después.**

- Recoge lote, fotos, cantidad afectada e impacto el mismo día
- Enlaza el histórico de incidencias del proveedor

→ La reclamación se resuelve con reposición y sin discusión técnica, porque los hechos estaban fechados.

**Se reclama a un proveedor por calidad y él responde que es la primera vez.**

- Consulta su histórico de incidencias con fechas
- Aporta el impacto concreto de cada una
- Acuerda un plan con fecha de revisión

→ La reclamación se apoya en hechos y el proveedor sabe exactamente qué se le pide.

**La reclamación se hace por teléfono y no queda nada.**

- Regístrala con lo que se acordó

→ Lo pactado deja de depender de dos memorias.

**Se reclama tarde y el plazo ha pasado.**

- Registra la incidencia al detectarla

→ La reclamación sale a tiempo.

**Se reclama y nadie comprueba si mejoró.**

- Fija la fecha de revisión al reclamar

→ El plan se cumple o se sabe que no.

**El proveedor mejora y sigue tratándose igual.**

- Consulta la evolución del periodo

→ La relación se ajusta a lo que pasa hoy.