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categoria: informes-y-calidad
subcategoria: informes
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-IC-011, KB-IC-001, KB-IC-018]
citadoPor: [KB-IC-017]
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# El informe que se convierte en mensual

_Lo pidió alguien una vez, gustó, y ahora se espera todos los meses. Lo que hay que fijar no es el resultado: es la definición._

**Responde a:** me piden el mismo informe todos los meses · los números no coinciden con el mes pasado · automatizar un informe recurrente · definir bien un indicador

Casi ningún informe recurrente nace como tal. Nace de una petición suelta —«pásame cuántos expedientes cerramos este mes»— que se resuelve en una tarde y con criterio propio. El problema empieza cuando esa cifra se repite: a partir de la segunda vez, ya no se compara con la realidad, se compara consigo misma.

## Lo que hay que fijar antes de repetirlo

| Decisión | Por qué importa | Qué pasa si no se fija |
| --- | --- | --- |
| Qué cuenta como «cerrado» | Es lo que más varía entre personas | Cada mes lo cuenta quien lo hace, a su manera |
| Qué periodo cubre exactamente | Mes natural, cuatro semanas, hasta el corte | Los meses no son comparables |
| Qué se excluye | Pruebas, internos, casos anulados | Un mes con pruebas parece un buen mes |
| De dónde sale cada cifra | Para poder rehacerlo igual | Nadie sabe reproducirlo cuando falta esa persona |

> [!IMPORTANT]
> La consecuencia que nadie ve venir es la de la primera fila: **si la definición no está escrita, el informe la cambia sin avisar cada vez que lo hace otra persona**. Y como los números salen razonables, nadie sospecha; simplemente resulta que este mes «hemos mejorado». Un informe recurrente vale por su comparación, así que una definición que se mueve no es un detalle metodológico: convierte todo el histórico en algo que no significa nada.

## Cómo se estabiliza en veinte minutos

1. **Escribir la definición junto al informe, no aparte** — Dos líneas: qué se cuenta, qué periodo y qué se excluye.
2. **Rehacer el mes anterior con esa definición** — Si no coincide con lo que se entregó, mejor saberlo ahora.
3. **Dejar dicho de dónde sale cada cifra** — Es lo que permite que lo haga otro en agosto.
4. **Y solo entonces automatizar lo que se pueda** — Automatizar una definición floja multiplica el problema.

> [!WARNING]
> Antes de darlo por bueno, merece la pena preguntar para qué se usa: **un informe que se pide todos los meses casi nunca se lee entero, y a veces solo se mira una cifra**. Si de las cinco páginas lo único que alguien mira es el número de arriba, sobra todo lo demás — y ese resto es justo lo que hace que el informe cueste una mañana. Preguntarlo una vez ahorra doce mañanas al año y suele revelar que hacen falta dos informes distintos, no uno grande.

## Cuando la cifra empieza a moverse

**En corto**

- Antes de explicar la variación, comprobad que la definición no cambió.
- Un salto brusco sin nada que lo explique suele ser un cambio de criterio, no del negocio.
- Y si cambiáis la definición a propósito, rehaced el histórico o marcad el corte.

> [!NOTE]
> Si el informe sale de vuestra empresa —a un cliente, a un seguro, a una administración—, la definición pasa a ser parte del compromiso: cambiarla después obliga a explicarlo, así que conviene acordarla antes con quien lo recibe.

**¿Puedo cambiar la definición si estaba mal?**

Sí, avisando y rehaciendo lo comparable. Callarlo es lo que no vale.

**¿Y si cada área lo cuenta distinto?**

Entonces son informes distintos: mejor separarlos que promediarlos.

**¿Conviene automatizarlo desde el principio?**

No: automatizad cuando la definición lleve dos o tres meses quieta.

## Ejemplos

**Una empresa entrega cada mes un informe de expedientes cerrados y las cifras dejan de cuadrar.**

- Escribe la definición junto al informe y rehace el mes anterior con ella

→ Descubre que dos personas contaban «cerrado» de forma distinta y el histórico vuelve a comparar.

**Un informe que se pidió una vez para una reunión se convierte en mensual sin que nadie lo decida.**

- Comprueba quién lo lee y para qué decide
- Prográmalo si sirve, retíralo si no
- Guarda el formato como plantilla para no rehacerlo

→ El informe mensual existe porque alguien lo usa, y cuesta diez minutos en lugar de una tarde.

**El informe se manda a quince personas y lo abren dos.**

- Pregunta quién lo quiere seguir recibiendo

→ La lista de destinatarios refleja quién lo usa.

**Cada mes se rehace desde cero.**

- Guarda la vista y el formato

→ El segundo mes cuesta una fracción.

**El informe llega el día 20 y ya no sirve para decidir.**

- Prográmalo para el primer día hábil

→ El dato llega cuando aún se puede actuar.

**El formato cambia cada mes y no se puede comparar.**

- Mantén el mismo formato y el mismo criterio

→ La serie sirve para ver la tendencia.

**Nadie sabe de dónde salen los números.**

- Conserva el desglose junto al informe

→ Cualquier pregunta se contesta en minutos.

**El informe crece hasta ocupar seis páginas.**

- Deja los indicadores que cambian decisiones

→ Se lee entero.