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idioma: es
categoria: integraciones
audiencia: administrador
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-009, KB-IN-011, KB-IN-009]
citadoPor: [KB-IN-017]
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# Sacar los datos para otro sistema

_Para un informe, para vuestro ERP o para irse. Qué se puede sacar y en qué forma._

**Responde a:** exportar datos de la plataforma · sacar la información a excel · migrar a otro sistema documentación · descargar todo lo nuestro

Sacar información hace falta más a menudo de lo que parece, y no solo para irse: para un informe que alguien quiere en su hoja de cálculo, para alimentar otro sistema, para entregar un expediente a un cliente o para responder a un requerimiento.

## Tres cosas distintas que se piden como si fueran una

| Lo que se pide | Qué es en realidad | Cuándo se usa |
| --- | --- | --- |
| «Un Excel con los datos» | Un listado: quién, qué, cuándo, estado | Informes y análisis |
| «Los documentos» | Los ficheros originales, con su organización | Entregas, requerimientos, cambio de sistema |
| «Todo» | Las dos cosas, más el histórico de actividad | Salida ordenada o auditoría profunda |

> [!IMPORTANT]
> Confundir las dos primeras es la causa de la mitad de las decepciones. Un listado sin los ficheros no sirve para entregar un expediente; los ficheros sin el listado llegan sin contexto y quien los recibe no sabe qué es cada uno.

## Lo que conviene comprobar al exportar

1. **Que los nombres de fichero sigan diciendo algo** — Un volcado de ficheros con nombres internos es técnicamente completo e inútil en la práctica.
2. **Que venga el índice de qué es cada cosa** — Es lo que permite reconstruir la organización en el destino.
3. **Que los datos extraídos vayan aparte** — Fechas, importes e identificadores en un listado, no solo dentro de los PDF.
4. **Y que el histórico de actividad esté si hace falta** — Para una auditoría o un litigio, suele ser lo más importante.

> [!WARNING]
> Si el destino es otro sistema, no exportéis todo de golpe el primer día. Sacad una muestra pequeña, comprobad que entra bien y solo entonces el resto. Una migración completa que hay que repetir cuesta el doble y suele descubrirse tarde.

## Cuando la exportación es para irse

**En corto**

- Se puede hacer, y conviene comprobarlo antes de necesitarlo, no cuando ya estáis de salida.
- Lo firmado y sellado sigue verificándose después, aunque ya no seáis clientes.
- Y lo que os llevéis debería incluir el histórico, no solo los ficheros.

Esa comprobación temprana es también un criterio para elegir cualquier plataforma: si no podéis salir con lo vuestro, no es una herramienta, es una dependencia.

> [!NOTE]
> Para informes puntuales suele bastar con el listado. Reservad la exportación completa para cuando de verdad haga falta: es más pesada y no aporta nada extra a un análisis.

**¿Se pueden exportar solo unos expedientes?**

Sí, y para entregas a cliente es lo habitual.

**¿Incluye lo que borré?**

No; lo borrado no vuelve por una exportación.

**¿Y los datos personales?**

Salen con el resto: al exportar, la responsabilidad de custodiarlos pasa a donde los pongáis.

## Ejemplos

**Una empresa pide «una exportación» para un informe y recibe miles de ficheros.**

- Distingue entre listado y documentos y pide solo el listado

→ Tiene el análisis en una hoja de cálculo en minutos, sin descargar nada pesado.

**Se necesita un listado mensual y se monta una integración.**

- Usa la exportación programada

→ El problema se resuelve sin nada que mantener.

**La exportación sale sin el contexto de cada documento.**

- Comprueba que incluye a qué expediente pertenece

→ Lo exportado es utilizable en el otro sistema.

**Se exporta todo cada vez y el fichero es inmanejable.**

- Exporta solo el periodo o el filtro que hace falta

→ El fichero se puede procesar.

**La exportación se hace a mano el día 1 de cada mes.**

- Programa la exportación

→ El día 1 deja de ocupar a nadie.

**Se exporta y no consta qué se sacó ni cuándo.**

- Registra la exportación con su fecha y alcance

→ Lo que salió es auditable.