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id: KB-IN-015
url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/copiar-los-documentos-a-vuestra-carpeta
idioma: es
categoria: integraciones
audiencia: administrador
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-IN-002, KB-IN-012]
citadoPor: [KB-IN-001]
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# Copiar los documentos a vuestra carpeta

_Tener también en SharePoint o Drive lo que entra aquí, sin acabar con dos archivos que no coinciden._

**Responde a:** sincronizar documentos con sharepoint · copiar los archivos a google drive · tener los documentos también en nuestra carpeta · réplica de documentos a onedrive

Muchas empresas quieren que lo que entra aquí aparezca también en su carpeta corporativa: porque hay gente que trabaja allí, porque su copia de seguridad va por ahí o simplemente porque llevan años con esa estructura. Se puede, y conviene entender exactamente qué hace y qué no.

## Qué hace la copia

| Aspecto | Cómo funciona |
| --- | --- |
| Dirección | En un solo sentido: de aquí hacia vuestra carpeta |
| Estructura | Reproduce la jerarquía: carpeta, proceso y documento |
| Versiones | Si el documento ya está copiado, actualiza ese mismo fichero en lugar de crear otro |
| Cuándo | Al momento, cada día o cada semana, según lo que elijáis |
| Alcance | Todo, o solo los módulos que digáis |

> [!IMPORTANT]
> La primera fila es la que hay que tener clarísima antes de montarlo: **va en un solo sentido**. Un documento que alguien deje caer en la carpeta de SharePoint **no entra aquí**. Si vuestro equipo empieza a guardar cosas allí dando por hecho que se sincronizan, tendréis dos archivos que se parecen y no coinciden, que es peor que tener uno solo.

## Cuándo compensa y cuándo no

**En corto**

- Compensa si hay gente que solo trabaja en la carpeta corporativa y no va a entrar aquí.
- Compensa si vuestra política de copias exige que todo pase por vuestro almacenamiento.
- No compensa «por si acaso»: duplica sin resolver nada y cuesta consumo.
- Y no sustituye a exportar: para llevaros todo hay otra vía.

## Lo que conviene decidir antes de encenderlo

1. **Qué se copia** — Todo o solo un módulo. Copiar lo que nadie va a mirar solo llena la carpeta.
2. **Con qué frecuencia** — Al momento si alguien lo necesita ya; diario o semanal si es para archivo.
3. **Quién manda si algo cambia en los dos sitios** — Aquí manda esta plataforma, porque la copia no vuelve. Decidlo en voz alta al equipo.
4. **Y qué pasa con lo antiguo** — La copia empieza cuando se enciende; lo de antes se lleva aparte si hace falta.

> [!WARNING]
> Detalle que solo se descubre cuando ya está montado: SharePoint no admite ciertos caracteres en los nombres (`\ / : * ? " < > | # %`), así que al copiar se sustituyen por espacios. El fichero es el mismo, pero **el nombre en vuestra carpeta puede no ser idéntico al de aquí** — si buscáis allí por nombre exacto, tenedlo en cuenta.

> [!NOTE]
> Cada réplica es una acción y consume: una por solicitud de sincronización. Con frecuencia «al momento» y mucho volumen, eso se nota en el desglose — es el argumento para elegir diario o semanal cuando la copia es para archivo y no para trabajar.

**¿Puedo trabajar en la copia?**

Podéis abrirla, pero lo que hagáis allí no vuelve. El original vive aquí.

**¿Y si borro algo en la carpeta corporativa?**

No se borra aquí. Son dos sitios distintos con el mismo contenido.

**¿Sirve como copia de seguridad?**

Como copia adicional sí; como plan de recuperación, revisadlo con quien lleve vuestra política.

## Ejemplos

**Una empresa activa la copia a SharePoint y su equipo empieza a dejar documentos allí.**

- Explica al equipo que la copia va en un solo sentido
- Deja claro que lo nuevo entra aquí y allí solo se consulta

→ Dejan de aparecer documentos que existen en la carpeta corporativa y no en el expediente.

**Se quiere copia de todo en la carpeta corporativa y se hace a mano.**

- Configura la copia automática al aprobar

→ La carpeta se mantiene sola.

**Se copia todo y la carpeta crece sin criterio.**

- Copia solo lo aprobado o lo definitivo

→ La carpeta sigue siendo utilizable.

**La copia pierde el contexto de a qué expediente pertenece.**

- Reproduce la estructura de expedientes al copiar

→ Se encuentra igual de bien en los dos sitios.

**Se edita la copia y deja de coincidir con el original.**

- Trata la copia como archivo y no como sitio de trabajo

→ El original sigue siendo la referencia.

**La copia falla una semana y nadie lo nota.**

- Configura un aviso si deja de copiarse

→ El hueco se detecta antes de necesitarlo.