---
id: KB-IU-004
url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/vender-maquinaria-y-la-documentacion-que-va-dentro
idioma: es
categoria: sector-industria
subcategoria: maquinaria
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-IU-001, KB-CS-010]
citadoPor: [KB-NO-015, KB-IU-019]
---

# Vender maquinaria: la documentación que va con ella

_Lo que entregáis con la máquina os acompaña durante toda su vida útil._

**Responde a:** documentación que entrego con una máquina · manual y declaración de conformidad entrega · qué papeles acompañan a un equipo industrial · postventa de maquinaria documentación

Cuando entregáis una máquina, entregáis también un paquete documental que va a sobrevivir a la venta: el cliente lo va a necesitar en cada inspección, cada cambio de operario y cada reventa. Y cuando no lo encuentre, os va a llamar a vosotros — cinco, ocho o doce años después.

## Lo que va con la máquina

| Documento | Para qué lo usa el cliente | Cuándo os lo pedirá |
| --- | --- | --- |
| Declaración de conformidad | Justificar que puede usarla | En su primera inspección |
| Manual de instrucciones | Formar a quien la maneja | Cada vez que cambia de operario |
| Documentación de mantenimiento | Cumplir con las revisiones | Todos los años |
| Certificados de componentes críticos | Ante un incidente | En el peor momento |

> [!IMPORTANT]
> Entregarlo con acuse firmado es lo que evita el problema de dentro de cinco años. Sin acuse, la conversación es «yo eso no lo recibí» y no hay forma de cerrarla — con acuse se reenvía y se acabó.

## Lo que conviene guardar en vuestro lado

**En corto**

- Qué versión exacta del manual se entregó con qué número de serie.
- Los certificados de los componentes de esa unidad concreta.
- Y a quién se entregó, con fecha.

La primera fila es la que más se descuida. Si el manual cambia entre unidades y no consta cuál llevaba cada una, responder a una consulta de postventa se convierte en adivinar.

> [!WARNING]
> Si modificáis una máquina ya entregada, la documentación anterior puede haber dejado de describir lo que hay instalado. Es el punto donde una reventa o un incidente destapan una discrepancia que nadie sabía que existía.

> [!NOTE]
> Entregar la documentación en digital con acuse firmado resuelve además el caso de la reventa: el segundo comprador la pide, y vosotros podéis decir exactamente qué se entregó y a quién.

**¿Puedo entregarlo solo en digital?**

Depende de lo que exija la normativa de vuestro producto; consultadlo.

**¿Y si el cliente pierde el manual?**

Con el registro de entrega sabéis qué versión tenía y se reenvía.

**¿Cuánto conservo esta documentación?**

La vida útil de la máquina suele ser larga; confirmadlo con vuestro asesor.

## Ejemplos

**Un fabricante recibe una consulta sobre una máquina vendida hace nueve años y no sabe qué manual llevaba.**

- Asocia manual y certificados al número de serie en cada entrega
- Entrega con acuse firmado

→ Las consultas de postventa se responden en minutos, incluso las de máquinas revendidas.

**Se entrega la máquina y la documentación va después.**

- Entrega el expediente con la máquina

→ El cliente recibe lo que la ampara.

**El cliente pide el manual años después.**

- Conserva el expediente por número de serie

→ Se entrega sin reconstruir.

**Cada máquina lleva una configuración distinta.**

- Guarda qué configuración salió en cada una

→ Se contesta por unidad.

**Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.**

- Actualiza el expediente con cada cambio

→ El papel describe lo que se entregó.

**Un cliente reclama y no se sabe qué versión tenía.**

- Consulta el expediente de esa unidad

→ La reclamación se resuelve con datos.