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categoria: sector-industria
subcategoria: electrico
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nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-IU-020, KB-IU-021]
citadoPor: [KB-CN-034, KB-IU-031]
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# El fabricante al que le vuelven las preguntas

_Vendisteis aquello hace cuatro años y hoy os escribe alguien que ni siquiera os compró a vosotros. La cadena devuelve las preguntas al principio._

**Responde a:** cuanto tiempo guardo la documentacion tecnica · un cliente de mi distribuidor me pide papeles · trazabilidad de lo que fabrique hace anos · que version del producto se vendio a quien

Sois el principio de la cadena, y eso tiene una consecuencia que tarda años en aparecer: **todas las preguntas terminan volviendo aquí**. El importador no las puede contestar solo, el distribuidor tampoco, y cuando la cadena se queda sin respuestas mira hacia arriba. Lo que llega no es una consulta comercial, es una petición concreta sobre algo que salió de vuestra planta cuando el producto era otro.

## Lo que hace difícil contestar, y no es la falta de archivo

| Lo que se pregunta | Por qué cuesta | Qué lo resuelve |
| --- | --- | --- |
| Por una unidad concreta | Salió en un lote de mil | Saber qué versión llevaba ese lote |
| Por un producto descatalogado | Ya no se fabrica | Conservar la documentación aunque el producto muera |
| Desde un cliente que no es vuestro | No está en vuestra base | Poder responder por producto, no por cliente |
| **Sobre un cambio de diseño** | **Fue hace tres versiones** | **Tener fechada cada versión y su vigencia** |

> [!IMPORTANT]
> **El archivo técnico no envejece con el producto: envejece con la última unidad vendida.** Es el error de perspectiva más común de esta posición. Se retira una referencia del catálogo, se limpia la carpeta y se da por cerrada — pero por ahí fuera hay unidades funcionando y una cadena de dos o tres eslabones que seguirá preguntando por ellas mucho después de que dejarais de fabricarlas.

## Lo que hay que decidir una vez y aplicar siempre

1. **Qué se conserva de cada versión, y hasta cuándo** — Contado desde la última unidad vendida, no desde el fin de fabricación.
2. **Cómo se localiza qué versión llevaba un lote** — Sin eso, cada pregunta es una investigación completa.
3. **Quién contesta cuando pregunta un desconocido** — Un cliente de vuestro distribuidor va a escribir igual.
4. **Y qué se le entrega y qué no** — Decidirlo antes evita improvisar con información sensible delante.

> [!WARNING]
> Hay un riesgo específico y poco evidente en esta posición: **contestar de más**. Llega una petición urgente de alguien a quien no conocéis, con un problema real, y la salida rápida es mandar el expediente entero. Ahí van dentro cosas que no hacía falta enseñar —cálculos, proveedores, tolerancias— y que ya no se pueden recuperar. Tener decidido de antemano qué se entrega ante cada tipo de pregunta convierte una decisión bajo presión en un procedimiento.

> [!NOTE]
> Qué documentación técnica hay que conservar, durante cuántos años, quién puede exigir su presentación y qué parte de ella hay que entregar a un tercero **depende del producto y del mercado, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo organizativo: cómo encontrarla, cómo saber qué versión aplica y cómo no entregar de más.

**¿Puedo archivar todo cuando dejo de fabricar un producto?**

Archivar sí, borrar no. La cadena sigue preguntando años después.

**¿Tengo que contestar a un cliente que no es mío?**

Depende del caso, pero le va a llegar igual. Mejor decidir antes quién contesta y qué.

**¿Cómo sé qué versión llevaba un lote?**

Solo si se anotó entonces. Después no hay forma de deducirlo con certeza.

## Ejemplos

**Llega una petición sobre una unidad vendida hace cuatro años.**

- Conserva qué versión amparaba cada lote y desde cuándo

→ La respuesta sale del archivo en lugar de una investigación.

**Se descataloga un producto y su documentación se archiva sin criterio.**

- Fija cuánto se conserva contando desde la última unidad vendida

→ Lo que sigue en la calle sigue teniendo respaldo.

**Escribe un cliente de vuestro distribuidor al que no conocéis.**

- Permite buscar por producto y no solo por cliente

→ Se contesta sin depender de a quién se le facturó.

**Cada versión sustituye a la anterior en la misma carpeta.**

- Guarda las versiones con su fecha en vez de reemplazarlas

→ Se puede decir qué aplicaba en cada momento.

**Ante una petición urgente se manda el expediente completo.**

- Controla qué documentos se comparten y con quién

→ Se entrega lo que hacía falta y no lo que había al lado.

**El distribuidor y el importador preguntan por separado lo mismo.**

- Deja el documento disponible para quien tiene que verlo

→ La misma pregunta deja de contestarse dos veces.