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id: KB-IU-030
url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-custodia-una-muestra-que-le-cedieron
idioma: es
categoria: sector-industria
subcategoria: biotecnologia
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-IU-028, KB-IU-008]
citadoPor: [KB-IU-006]
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# El que custodia una muestra que le cedieron

_Os cedieron algo para un uso concreto y durante un tiempo concreto. Lo difícil no es guardarlo: es poder demostrar qué se hizo con ello._

**Responde a:** material cedido para un proyecto que documento · acuerdo de transferencia de material · trazabilidad de muestras recibidas · que pasa con la muestra al acabar el proyecto

Recibís material de un tercero —un cliente, un hospital, un centro, otra empresa— para hacer algo concreto con él. **Vino con condiciones**: para qué se puede usar, durante cuánto, qué pasa con lo que quede y qué se puede publicar o comunicar de los resultados. Esas condiciones se pactaron una vez, al principio, y a partir de ahí el trabajo real es demostrar que se respetaron.

## Lo que hay que poder demostrar, y no es lo que parece

| Lo que se pregunta | Qué se suele tener | Qué hace falta |
| --- | --- | --- |
| ¿Lo recibisteis? | El acuerdo firmado | Suele estar |
| ¿Para qué se usó? | El resultado del proyecto | **El uso, no solo el resultado** |
| ¿Quién lo manipuló? | En la cabeza del equipo | Registro por persona |
| **¿Qué queda y dónde?** | **Una estimación** | **El inventario real** |
| **¿Y lo que sobró?** | **Depende** | **Lo pactado, ejecutado y registrado** |

> [!IMPORTANT]
> **El acuerdo se firma una vez y hay que poder demostrar su cumplimiento durante años, incluidas las partes que se ejecutan al final.** Es la asimetría de esta posición: un documento inicial genera obligaciones continuas —de uso, de custodia, de destino final— que nadie vuelve a leer y que solo se comprueban cuando el proyecto ya terminó, el equipo se ha dispersado y hay que reconstruir qué pasó.

## Lo que hay que registrar desde la recepción

1. **Qué se recibió, cuánto y en qué condiciones** — Con las condiciones del acuerdo enlazadas, no en otro cajón.
2. **Cada uso: quién, cuándo, cuánto y para qué** — Es el registro que casi nunca existe y el que siempre se pide.
3. **Dónde está lo que queda** — Con inventario real, no con lo que debería quedar según el cálculo.
4. **Y qué se hizo al terminar** — Devolución o destino final, con constancia y con fecha.

> [!WARNING]
> El momento más frágil de todo el ciclo es **el final del proyecto**, precisamente porque para entonces ya no le interesa a nadie: los resultados están, el equipo ha pasado a otra cosa y lo que queda del material es un tubo en un congelador. Las obligaciones sobre el destino final se incumplen casi siempre por ahí, sin ninguna decisión de por medio — y es la parte del acuerdo que más se comprueba después, porque es la única con una fecha asociada.

> [!NOTE]
> Qué se puede pactar en un acuerdo de cesión de material, qué obligaciones de custodia, uso y destino final genera, y qué régimen aplica a datos asociados o a material de origen humano **depende del tipo de material y de la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo registrar recepción, usos y destino para poder demostrar el cumplimiento años después.

**¿Basta con guardar el acuerdo firmado?**

Es el principio. Lo que se comprueba es lo que se hizo después.

**¿Hay que registrar cada uso?**

Es el registro que más se pide y el que menos suele existir.

**¿Qué pasa al terminar el proyecto?**

Lo que diga el acuerdo, y hay que poder demostrar que se hizo.

## Ejemplos

**Preguntan qué se hizo con un material cedido hace tres años.**

- Conserva el registro de usos junto al acuerdo

→ Se contesta con el histórico y no con memoria.

**El acuerdo está en un cajón y sus condiciones no se recuerdan.**

- Enlaza las condiciones al expediente del material

→ Las obligaciones están donde se trabaja.

**Nadie sabe cuánto queda realmente de una muestra.**

- Registra cada consumo en el momento

→ El inventario es real y no calculado.

**El proyecto termina y no consta el destino final.**

- Avisa de las obligaciones con fecha asociada

→ El cierre del acuerdo se ejecuta y se documenta.

**No se sabe quién manipuló el material en cada momento.**

- Guarda autor y fecha en cada anotación

→ La cadena de custodia se puede reconstruir.

**El equipo se dispersa y el conocimiento se va con él.**

- Mantiene el expediente accesible al margen de las personas

→ El proyecto sigue siendo explicable después.