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idioma: es
categoria: sector-industria
subcategoria: ferroviaria
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-IU-022, KB-IU-006]
citadoPor: [KB-IU-020]
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# El que fabrica algo que durará treinta años

_Lo que sale hoy de la planta seguirá en servicio cuando hayáis cambiado de sistema cuatro veces. El archivo tiene que sobrevivir a todos._

**Responde a:** conservar documentacion tecnica decadas · componente obsoleto y su documentacion · me preguntan por una pieza de hace veinte anos · migrar el historico tecnico a otro sistema

Vuestro producto se diseña para estar funcionando dentro de veinticinco o treinta años. **Vuestros sistemas de información no duran ni cinco.** En ese intervalo cambiaréis de gestor documental dos o tres veces, de proveedor de diseño alguna, de servidores varias, y en cada uno de esos cambios alguien decidirá —normalmente sin pensar mucho— qué se lleva y qué se queda.

## Lo que dura cada cosa

| Qué | Cuánto dura | Qué le pasa |
| --- | --- | --- |
| El producto en servicio | 25-30 años | Sigue generando preguntas |
| El sistema que guarda su archivo | 3-7 años | Se sustituye |
| El formato del fichero | Variable | Puede dejar de abrirse |
| **La persona que lo diseñó** | **Menos** | **Se jubila o cambia de empresa** |

> [!IMPORTANT]
> **En esta posición, el archivo no es un sitio donde se guardan cosas: es algo que hay que ir migrando activamente durante décadas.** Es un cambio de mentalidad, no una cuestión técnica. Un archivo pasivo —«está en el servidor»— funciona mientras el servidor exista; después no existe nadie encargado de que siga existiendo. Y no hay ningún aviso: el histórico se pierde en silencio y se descubre cuando alguien lo busca, quince años después.

## Lo que decide si el archivo llega vivo

1. **Que cada migración incluya explícitamente lo antiguo** — Es donde se pierde. Debe ser una tarea del proyecto, no una nota al pie.
2. **Formatos que se puedan abrir sin el programa original** — Al menos para lo que hay que poder leer dentro de veinte años.
3. **Que la trazabilidad no dependa de un sistema concreto** — El enlace entre pieza, versión y documento tiene que viajar.
4. **Y que se conserve lo que os dieron otros** — Los proveedores desaparecen antes que el producto.

> [!WARNING]
> El problema que llega siempre y para el que nunca hay archivo es **el componente obsoleto**. Un proveedor deja de fabricar algo que va dentro de vuestro producto, hay que sustituirlo, y para poder hacerlo hace falta saber exactamente qué había y por qué se eligió. Esa información existió: está en el expediente de diseño de hace veinte años. Que se pueda abrir o no decide si la sustitución es una tarea de ingeniería o una reingeniería completa.

> [!NOTE]
> Qué documentación técnica debe conservarse, durante cuántos años, en qué condiciones y qué exigencias impone el esquema de certificación aplicable **depende del producto y del sector, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que un archivo llegue vivo a un horizonte de décadas, atravesando varios cambios de sistema.

**¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?**

Contad desde la última unidad en servicio, no desde el fin de fabricación.

**¿Qué formato conviene?**

El que se pueda abrir sin el programa que lo creó, al menos para lo esencial.

**¿Y al cambiar de sistema?**

Que el histórico sea una tarea explícita del proyecto de migración.

## Ejemplos

**Un componente queda obsoleto y hay que saber qué había.**

- Conserva el expediente de diseño accesible con los años

→ La sustitución parte de lo que se decidió entonces.

**Un cambio de sistema deja el histórico en el anterior.**

- Mantiene el archivo independiente del sistema de turno

→ La migración no corta la historia del producto.

**Preguntan por una unidad fabricada hace veinte años.**

- Guarda qué versión amparaba cada lote

→ Hay respuesta en lugar de una investigación.

**La documentación de un proveedor desaparecido no está.**

- Conserva lo recibido de terceros como propio

→ El cierre del proveedor no os deja sin nada.

**Las versiones se sustituyen unas a otras en la misma carpeta.**

- Guarda cada versión con su fecha de vigencia

→ Se puede decir qué aplicaba en cada momento.

**El diseñador se jubila y su conocimiento no está escrito.**

- Mantiene el expediente al margen de las personas

→ La salida no se lleva la explicación.