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actualizado: 2026-08-13
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citadoPor: [KB-LE-008, KB-LE-009, KB-LE-021, KB-LE-025, KB-LE-032]
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# Manejar datos de terceros en un despacho

_No son vuestros datos ni los de vuestro cliente: son de los trabajadores y clientes de vuestro cliente._

**Responde a:** datos personales de los trabajadores de mi cliente · despacho protección de datos de terceros · encargado del tratamiento asesoría · cuánto conservo los datos de un cliente que se fue

Un despacho o una asesoría maneja una capa de datos que no maneja casi nadie más: los de los trabajadores y clientes **de su cliente**. Personas que no os contrataron, no os conocen y no eligieron que su nómina o su DNI pasara por vuestras manos.

## Las tres capas, y quién responde de cada una

| Capa | De quién son | Vuestro papel |
| --- | --- | --- |
| Datos de vuestro despacho | Vuestros | Responsables |
| Datos de contacto de vuestro cliente | De la empresa cliente | Normalmente responsables |
| Nóminas, DNI y datos de sus trabajadores | De esas personas | Normalmente por encargo de vuestro cliente |

_El reparto exacto de papeles depende del servicio y del contrato; confirmadlo con vuestro asesor o vuestro delegado de protección de datos._

> [!IMPORTANT]
> La tercera capa es la que más volumen tiene y la que menos atención recibe. Si vuestro despacho sufre un incidente de seguridad, las personas afectadas no son vuestros clientes: son los trabajadores de vuestros clientes, y el daño lo sufren ellos.

## Lo que reduce el riesgo de verdad

**En corto**

- Pedir lo mínimo: muchos encargos no necesitan copia del DNI, solo el número.
- Un equipo por cliente, para que nadie vea lo que no le toca.
- Borrar cuando termina el plazo, en vez de acumular por si acaso.

## Cuando un cliente se va

Devolvedle su expediente completo y aplicad vuestra política de conservación al resto. Quedarse con los datos de los trabajadores de un cliente que ya no lo es, sin obligación que lo justifique, es acumular riesgo sin ninguna contrapartida.

> [!WARNING]
> Esto no es asesoramiento jurídico y vuestras obligaciones concretas dependen del servicio, del contrato con el cliente y de vuestra normativa profesional. Lo que sí es seguro es que la pregunta se la vais a tener que responder a alguien: mejor tenerla pensada antes.

> [!NOTE]
> Si un cliente os pide acceso a lo suyo, dárselo acotado es más seguro que mandarle un correo con todo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró.

**¿Necesito un contrato específico con mi cliente?**

Para el tratamiento por encargo suele hacer falta; consultadlo.

**¿Puedo conservar el expediente tras la baja del cliente?**

Lo que os obligue a conservar vuestra normativa profesional, y no más.

**¿Y si un trabajador de mi cliente me pide sus datos?**

Normalmente esa petición se dirige a su empresa, no a vosotros; consultadlo antes de responder directamente.

## Ejemplos

**Una asesoría conserva copias de DNI de trabajadores de clientes que se fueron hace años.**

- Comprueba qué está obligada a conservar
- Elimina el resto

→ Deja de custodiar cientos de documentos de identidad de personas que ni siquiera son sus clientes.

**Llega documentación de un cliente con datos de terceros.**

- Comprueba qué contiene antes de archivarla

→ Se sabe qué se está custodiando.

**Todo el despacho puede abrir cualquier expediente.**

- Limita el acceso según el encargo

→ El acceso deja de ser general por defecto.

**Se conserva todo indefinidamente por si acaso.**

- Aplica una política de conservación

→ Se conserva lo que tiene motivo y plazo.

**Se comparte un expediente entero cuando bastaba un documento.**

- Comparte solo lo que corresponde

→ Se entrega lo pedido sin dar de más.

**Un cliente pide saber qué se guarda de él.**

- Consulta el índice de su expediente

→ La respuesta es concreta.