---
id: KB-LE-008
url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-sala-de-documentos-de-una-operacion
idioma: es
categoria: sector-legal
subcategoria: despachos
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-003, KB-IC-010, KB-LE-029]
citadoPor: [KB-LE-012, KB-LE-013, KB-LE-016, KB-LE-017, KB-LE-028]
---

# La sala de documentos de una operación

_Quién ha visto qué, cuándo, y por qué eso importa más que la carpeta._

**Responde a:** montar una sala de datos para una due diligence · compartir documentación en una compraventa de empresa · controlar quién ve qué en una operación · registro de acceso a documentación confidencial

En una compraventa, una financiación o una entrada de socio, el trabajo documental parece un problema de almacenamiento y no lo es. Lo que se juega es la trazabilidad: quién ha visto qué y en qué momento, porque de eso depende lo que después se puede alegar.

## Las tres preguntas que llegan cuando la operación se tuerce

| Pregunta | Qué la responde |
| --- | --- |
| «Eso no nos lo enseñasteis» | El registro de qué se puso a disposición y cuándo |
| «Lo vimos después de firmar» | La fecha de acceso, no la de subida |
| «Ese documento se cambió» | Las versiones, con la anterior conservada |

> [!IMPORTANT]
> La segunda es la que más se pierde. Subir un documento no prueba que la otra parte lo viera; lo que lo prueba es el registro de acceso. Una carpeta compartida corriente da lo primero y no lo segundo.

## Cómo se organiza sin que sea un caos

1. **Un expediente por operación, con su propio índice** — El índice es el entregable, no un adorno: es lo que la otra parte revisa.
2. **Acceso por persona, no una contraseña compartida** — Si todos entran con la misma clave, el registro no dice nada.
3. **Por fases** — Lo básico primero; lo sensible cuando la operación avanza y no antes.
4. **Y un registro de preguntas y respuestas** — Lo que se preguntó y qué se contestó forma parte del expediente tanto como los documentos.

> [!WARNING]
> El error más caro es abrirlo todo desde el primer día «para ir rápido». Si la operación no sale, habéis entregado vuestra información completa a alguien que puede ser competencia, y sin escalones que justifiquen hasta dónde llegó cada uno.

## Cuando la operación termina

**En corto**

- Se cierra el acceso, y queda constancia de cuándo se cerró.
- Se conserva el expediente entero, incluidas las versiones antiguas.
- Y se guarda el registro de accesos, que es lo primero que se pide si hay litigio años después.

> [!NOTE]
> Vale igual para operaciones pequeñas. Un despacho que lleva compraventas de participaciones de empresas familiares tiene el mismo problema en versión reducida, y suele resolverlo con correo — que es exactamente donde el registro no existe.

**¿Se puede impedir que descarguen?**

Se puede limitar, pero asumid que lo que se ve se puede fotografiar. El registro sigue siendo la protección real.

**¿Cuánto hay que conservarlo?**

Más de lo que dura la operación: los plazos de reclamación se cuentan en años.

**¿Sirve para procesos concursales o herencias?**

Sí, y por la misma razón: el problema no es guardar, es demostrar quién vio qué.

## Ejemplos

**Un despacho lleva la venta de una empresa familiar y comparte todo por correo.**

- Monta el expediente por fases con acceso por persona
- Conserva el registro de accesos al cerrar

→ Dos años después, ante una reclamación por vicios ocultos, puede demostrar qué se puso a disposición y cuándo se consultó.

**Se comparte una carpeta y nadie sabe quién vio qué.**

- Controla el acceso y deja rastro de lo consultado

→ La entrega es ordenada y verificable.

**Se sube documentación con datos que no tocaba enseñar.**

- Revisa el contenido antes de compartir

→ No se entrega de más.

**La otra parte pide algo que ya se había subido.**

- Consulta el índice de lo compartido

→ Se contesta sin volver a subir.

**Termina la operación y el acceso sigue abierto.**

- Retira el acceso al cerrar

→ La sala no se queda viva sin motivo.

**Nadie sabe qué queda pendiente de aportar.**

- Consulta el estado de lo pedido y lo entregado

→ El proceso avanza sobre una lista.