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actualizado: 2026-08-13
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# Aceptar un cliente nuevo en un despacho

_Identificación, conflicto de intereses y encargo por escrito, antes de empezar a trabajar._

**Responde a:** alta de cliente en un despacho · identificación del cliente prevención blanqueo · hoja de encargo profesional · comprobar conflicto de intereses

El alta de un cliente en un despacho se despacha muchas veces con una llamada y una carpeta nueva. Es el momento en el que se asumen tres obligaciones distintas, y las tres son mucho más baratas de cumplir antes de empezar que después.

## Las tres cosas que hay que cerrar

| Frente | Qué hay que tener | Por qué antes |
| --- | --- | --- |
| Identificación | Documento de identidad, titularidad real si es sociedad | Empezar a trabajar sin ello ya es un incumplimiento |
| Conflicto de intereses | Comprobación contra vuestra cartera | Después significa renunciar al encargo |
| Encargo por escrito | Alcance, honorarios y qué no incluye | Es lo que evita la discusión del final |

> [!IMPORTANT]
> La segunda es la que más caro sale por no hacerla. Descubrir a los tres meses que representáis a la otra parte en otro asunto no se arregla con una disculpa: se arregla dejando el encargo, a veces los dos.

## Cómo se hace sin frenar la entrada

1. **Un proceso de alta igual para todos** — Que pida lo mismo siempre, para que nadie decida sobre la marcha qué se pide.
2. **Documentación aportada por el cliente, no recopilada por vosotros** — Se le manda una petición y sube lo suyo; el trabajo se reparte.
3. **La comprobación de conflicto, registrada** — No basta con hacerla: hay que poder demostrar que se hizo y cuándo.
4. **Y el encargo firmado antes de la primera actuación** — Firmado desde el móvil el mismo día, no un PDF que vuelve en dos semanas.

> [!WARNING]
> El caso urgente es el que rompe el sistema: un cliente que llega con un plazo que vence pasado mañana. Conviene decidir en frío qué mínimo es innegociable incluso entonces — normalmente identificación y conflicto — y qué puede completarse en las 48 horas siguientes.

## Lo que hay que poder demostrar años después

**En corto**

- Que identificasteis al cliente y cuándo.
- Que comprobasteis el conflicto antes de aceptar.
- El alcance que se pactó, en la versión firmada.
- Y las actualizaciones de identificación, si la relación es larga.

> [!NOTE]
> El último punto se olvida siempre. La identificación no es un trámite de una vez: en relaciones largas hay que actualizarla, y una sociedad puede cambiar de titularidad real sin deciros nada.

**¿Aplica a clientes particulares pequeños?**

La obligación depende del tipo de servicio, no del tamaño del cliente.

**¿Y si el cliente se niega a identificarse?**

Es motivo para no aceptar el encargo, y conviene dejar constancia.

**¿Puede el propio cliente subir su documentación?**

Sí, por su enlace, sin cuenta y sin que veáis su documentación circulando por correo.

## Ejemplos

**Un despacho acepta un encargo urgente y hace la identificación a las tres semanas.**

- Define un mínimo innegociable para casos urgentes
- Manda la petición de documentación al cliente el mismo día

→ Los altas urgentes se cierran en 48 horas con la comprobación de conflicto registrada.

**Se acepta un cliente y la documentación llega meses después.**

- Pide lo necesario antes de empezar

→ El encargo arranca completo.

**Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.**

- Usa una misma plantilla de alta

→ Los expedientes son comparables.

**Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.**

- Registra la vigencia al recibirlo

→ El expediente sigue siendo cierto.

**No consta qué se comprobó al aceptar al cliente.**

- Registra las comprobaciones hechas

→ La decisión de aceptar es explicable.

**Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.**

- Consulta qué falta en los expedientes antiguos

→ El hueco se cierra sin esperar a una revisión.