---
id: KB-LE-016
url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-documentacion-societaria-que-siempre-piden
idioma: es
categoria: sector-legal
subcategoria: mercantil
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-008, KB-CR-018]
citadoPor: [KB-LE-020, KB-LE-027, KB-LE-028]
---

# La documentación societaria que siempre piden

_Escrituras, poderes y actas: se miran poco y se piden en el peor momento, con una operación o un banco esperando._

**Responde a:** me piden las escrituras de la sociedad · acreditar poderes para firmar · actas de la junta dónde están · documentación societaria para un banco

Hay un paquete de documentos que casi ninguna empresa mira en el día a día y que aparece siempre en los mismos momentos: abrir una cuenta, entrar en una licitación, vender la empresa, contratar con un cliente grande. Y siempre con prisa, porque el que lo pide ya tiene su reloj en marcha.

## Qué piden y para qué lo piden

| Documento | Qué demuestra | Quién lo suele pedir |
| --- | --- | --- |
| Escritura de constitución y estatutos | Que la sociedad existe y cómo funciona | Bancos, licitaciones, operaciones |
| Escrituras posteriores | Cambios de domicilio, capital, objeto | Quien necesita la versión vigente |
| Poderes de representación | Que quien firma puede firmar | Todo el mundo, y es lo que más se falla |
| Actas de junta y de órgano de administración | Que las decisiones se tomaron como debían | Compradores, auditores, bancos |
| Titularidad real | Quién está detrás de la sociedad | Bancos y clientes con obligaciones de control |

> [!IMPORTANT]
> La tercera fila es la que rompe operaciones a última hora: **un poder no basta con que exista, tiene que estar vigente y cubrir exactamente lo que se va a firmar**. Los poderes se revocan, caducan y a veces se otorgaron para otra cosa; y quien recibe la firma comprueba justo eso. Descubrirlo el día de la firma significa aplazar, porque otorgar un poder nuevo no se resuelve en una tarde.

## Cómo tenerlo listo sin ser un despacho

1. **Un expediente societario único, no una carpeta por año** — Lo que se pide es la foto vigente, no el archivo histórico.
2. **Con la versión vigente marcada como tal** — Los estatutos modificados tres veces confunden a quien los lee.
3. **Los poderes con quién, para qué y hasta cuándo** — Y revisados cuando alguien cambia de puesto o se marcha.
4. **Y las actas según se firman, no cuando se piden** — Reconstruir un acta antigua es la parte más lenta de cualquier operación.

> [!WARNING]
> Lo que casi nadie prevé: **cuando alguien deja la empresa, sus poderes no se van con él**. Quitarle el correo y los accesos es inmediato; revocar un poder es un acto formal que hay que hacer, y mientras no se haga esa persona sigue pudiendo obligar a la sociedad frente a un tercero de buena fe. Es la tarea que más se olvida en cualquier salida, y la única de esa lista que no se puede resolver desde dentro.

## Cuando os lo piden con prisa

**En corto**

- Preguntad para qué lo quieren: no siempre hace falta todo el paquete.
- Enviad la versión vigente y decid explícitamente que lo es.
- Y lo que no tengáis a mano, pedidlo el mismo día: las copias tardan.

> [!NOTE]
> Qué documentos son exigibles, cómo se acreditan los poderes y qué formalidades tiene cada acuerdo dependen del tipo de sociedad y del país. **Eso lo lleva vuestro asesor o vuestra notaría**; aquí se trata de que cuando lo pidan no haya que salir a buscarlo.

**¿Sirve una copia escaneada?**

Para empezar casi siempre; para firmar, os dirán qué formato necesitan.

**¿Cada cuánto conviene revisar los poderes?**

Al menos una vez al año, y siempre que alguien cambie de puesto.

**¿Y si falta un acta antigua?**

Se busca por quien la protocolizó o la custodia; empezad pronto.

## Ejemplos

**Una empresa llega al día de firma y el poder del firmante no cubría esa operación.**

- Revisa poderes una vez al año y anota qué cubre cada uno y hasta cuándo

→ La firma siguiente no depende de descubrir el alcance del poder esa misma mañana.

**Los documentos societarios están en varios sitios.**

- Reúne todo en un expediente de la sociedad

→ La entrega se prepara en minutos.

**Se piden cuatro veces al año y se buscan cada vez.**

- Guarda lo enviado con su fecha

→ Se parte de lo mandado la última vez.

**Un documento societario se actualiza y nadie lo sustituye.**

- Guarda cada versión con su fecha

→ Se entrega la vigente.

**Los poderes cambian y nadie lo comunica.**

- Revisa los poderes periódicamente

→ El dato se mantiene al día.

**Falta un documento y se descubre con la operación en marcha.**

- Consulta qué falta antes de empezar

→ El hueco se cierra con tiempo.