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categoria: sector-legal
subcategoria: fiscal
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-021, KB-TZ-003, KB-LE-015]
citadoPor: [KB-LE-023]
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# Vuestro asesor tiene los papeles y vosotros no

_Delegar la gestión no delega la obligación: si os preguntan, os preguntan a vosotros, y la respuesta está en otra oficina._

**Responde a:** mi gestoria tiene toda mi documentacion · me piden papeles y los tiene el asesor · que documentacion debo guardar yo mismo · delegar la contabilidad y la responsabilidad

Es la organización más común en una empresa pequeña: **la gestoría lo lleva todo**. Funciona perfectamente durante años, hasta el día que alguien pregunta por un documento un viernes por la tarde y la respuesta es «eso lo tiene la asesoría» — que es una frase que suena a excusa aunque sea cierta.

## Lo que cambia y lo que no al delegar

| Qué mirar | Lo lleva el asesor | Sigue siendo vuestro |
| --- | --- | --- |
| La gestión y los plazos | Sí | — |
| El conocimiento técnico | Sí | — |
| **La obligación** | **No** | **Sí, siempre** |
| Poder enseñarlo cuando lo piden | A veces | **Sí, y eso es lo que falla** |

> [!IMPORTANT]
> **Podéis delegar quién lo hace; no podéis delegar quién responde.** Es la línea que casi nadie tiene clara hasta que la cruza. El asesor os representa y trabaja bien, pero el requerimiento llega a vuestro nombre, el plazo corre para vosotros, y si el asesor está de vacaciones el plazo sigue corriendo igual. Tener copia de lo que sale a vuestro nombre no es desconfiar de él: es que el destinatario de la pregunta sois vosotros.

## Lo mínimo que conviene tener en vuestra casa

1. **Copia de lo que se presenta a vuestro nombre** — Cada presentación, cuando se hace, no cuando la pedís.
2. **Los contratos y documentos que sostienen la actividad** — Esos son vuestros de origen, no un producto de la gestión.
3. **Un índice de qué está en la gestoría** — Para poder decir dónde está aunque no lo tengáis delante.
4. **Y saber a quién llamar allí, no solo el teléfono general** — Un plazo corre igual en agosto.

> [!WARNING]
> El momento en que esto deja de ser teórico: **cuando cambiáis de asesor o el asesor cierra**. Ahí se descubre que años de documentación estaban solo en un sitio, que el traspaso depende de la buena voluntad de alguien con quien quizá acabáis mal, y que reconstruir lo que falta cuesta más que haberlo guardado. Es el mismo problema del cambio de sistema, y se previene igual: teniendo copia mientras todo va bien.

> [!NOTE]
> Qué documentación debe conservar directamente la empresa, durante cuánto tiempo y qué responsabilidad subsiste al delegar la gestión depende de la materia y de la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor —preguntádselo, es una conversación de diez minutos—**; aquí se explica por qué conviene tener copia aunque la respuesta sea que él ya lo guarda.

**Si mi asesor lo tiene, ¿me vale?**

Para trabajar sí; para responder en el momento, tened copia.

**¿Tengo que guardar lo mismo que él?**

No todo: lo que sostiene vuestra actividad y lo que se presenta a vuestro nombre.

**¿Y si cambio de asesor?**

Es cuando se nota. Por eso conviene la copia mientras todo va bien.

## Ejemplos

**Llega un requerimiento un viernes y la gestoría cierra hasta el lunes.**

- Guarda copia de lo que se presenta a su nombre, cuando se presenta

→ La respuesta empieza el viernes y no el lunes.

**Cambiáis de asesor y años de documentación están solo en su oficina.**

- Conserva copia mientras la relación va bien

→ El traspaso deja de depender de la buena voluntad de nadie.

**Un cliente pide un contrato antiguo y nadie sabe si lo tiene la empresa o la gestoría.**

- Mantiene un índice de qué está dónde

→ Se puede decir dónde está aunque no se tenga delante.

**En agosto corre un plazo y solo se tiene el teléfono general de la asesoría.**

- Anota a quién llamar allí, con nombre y contacto directo

→ El plazo se atiende aunque sea temporada de vacaciones.

**La empresa asume que la gestoría guarda también sus contratos comerciales.**

- Distingue lo que es suyo de origen de lo que produce la gestión

→ Los documentos que sostienen la actividad están donde tienen que estar.

**La gestoría cierra por jubilación y avisa con un mes.**

- Pide y guarda copia periódica en vez de esperar al traspaso

→ El cierre es un cambio de proveedor y no una pérdida de memoria.