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idioma: es
categoria: sector-legal
subcategoria: concursal
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-028, KB-LE-021]
citadoPor: [KB-LE-008]
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# El que entra a reconstruir un archivo ajeno

_Llegáis a una empresa donde la gente se está yendo y los sistemas se apagan. Cada semana que pasa hay menos que reconstruir y menos gente a quien preguntar._

**Responde a:** reconstruir la documentacion de una empresa · acceso a los sistemas de una empresa en dificultades · que documentacion pedir primero · la gente se va y se lleva el conocimiento

Entráis en una empresa que atraviesa un momento difícil y vuestro trabajo empieza por saber qué hay. **No hay nadie que os lo cuente entero**: quien lo sabía se ha ido o se va, los accesos están a nombre de personas que ya no están y la información está repartida entre sistemas que alguien podría dejar de pagar el mes que viene. Es la posición con más urgencia y menos contexto de todas.

## Lo que se degrada, y a qué velocidad

| Lo que hay | Cuánto dura | Qué hacer primero |
| --- | --- | --- |
| Las personas que saben | Semanas | Preguntar y anotar |
| Los accesos personales | Hasta que se van | Recuperarlos ya |
| Los servicios contratados | Hasta el impago | Inventariarlos |
| **El papel en la oficina** | **Hasta que se cierre** | **Localizarlo pronto** |

> [!IMPORTANT]
> **Lo primero no es ordenar, es asegurar.** Es contraintuitivo para quien viene de un trabajo de archivo: la tentación es empezar a clasificar, y lo urgente es lo contrario — poner a salvo lo que está a punto de desaparecer, aunque quede desordenado. Un correo exportado en desorden se puede clasificar dentro de tres meses; una cuenta cerrada por impago no se recupera con ningún esfuerzo posterior.

## El orden que funciona en las primeras semanas

1. **Inventariar dónde está la información** — Qué servicios, qué ordenadores, qué armarios y a nombre de quién.
2. **Asegurar accesos antes que contenidos** — Lo que no se puede abrir da igual que exista.
3. **Hablar con quien se va, antes de que se vaya** — Es la ventana más corta y la que más información aporta.
4. **Y registrar qué se encontró y qué no** — La ausencia documentada es un hallazgo; la ausencia sin documentar es una duda.

> [!WARNING]
> El error más frecuente en esta posición es **suponer que la información estará donde debería estar**. Rara vez lo está: lo importante suele vivir en el ordenador de una persona concreta, en una cuenta de correo personal o en un servicio contratado con una tarjeta que ya no funciona. Preguntar «¿dónde está esto realmente?» a la gente que queda, durante las primeras dos semanas, aporta más que cualquier búsqueda ordenada por los sitios oficiales.

> [!NOTE]
> Qué facultades tenéis para acceder a la información, qué hay que conservar obligatoriamente, durante cuánto y qué obligaciones existen sobre datos personales de trabajadores y clientes **lo determina la normativa aplicable y vuestro encargo, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo poner a salvo lo que se degrada y cómo dejar constancia de lo que no se encontró.

**¿Por dónde empiezo?**

Por los accesos y por las personas. El papel y los archivos aguantan más.

**¿Qué hago con lo que no aparece?**

Documentar la búsqueda y el resultado. Una ausencia probada vale.

**¿Cuánto tiempo tengo?**

Menos del que parece: se mide en semanas y lo marca cuándo se va la gente.

## Ejemplos

**La información está repartida entre correos y equipos personales.**

- Reúne lo recuperado en un expediente común

→ Deja de depender de quién tenía qué.

**Quien conocía el archivo se marcha en dos semanas.**

- Permite recoger y guardar lo aportado antes de la salida

→ El conocimiento queda antes de que se vaya.

**Un documento clave no aparece y no consta que se buscara.**

- Registra qué se pidió y qué se obtuvo

→ La ausencia queda documentada como hallazgo.

**Hay que pedir documentación a decenas de terceros a la vez.**

- Envía las peticiones y recuerda de forma automática

→ El trabajo no escala con el número de interlocutores.

**Nadie sabe qué se ha revisado ya y qué no.**

- Muestra el estado de lo pedido y lo recibido

→ El avance es visible sin reuniones de seguimiento.

**Lo recuperado se guarda sin control de quién puede verlo.**

- Limita el acceso según quién debe consultarlo

→ La información sensible no queda al alcance de todos.