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nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-030, KB-LE-019]
citadoPor: [KB-LE-026]
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# El que recibe una visita sin aviso

_Llegan por la mañana, sin cita, y lo que se llevan lo eligen ellos. Lo único que podéis preparar es lo de antes._

**Responde a:** que hacer si llega una inspeccion sin avisar · se llevan copia de correos y documentos · que puedo preparar antes de una inspeccion · quien atiende una visita de inspeccion

Un día se presentan sin cita y con una orden. **No hay nada que preparar ese día**: lo que hay es lo que hay, y lo que se llevan lo deciden ellos. Todo lo que se puede hacer respecto a esta situación ocurre antes — meses o años antes— y consiste en dos cosas muy distintas que se suelen confundir: saber qué tenéis, y que vuestra gente sepa qué hacer cuando suene el telefonillo.

## Lo que se decide en cada momento

| Cuándo | Qué se puede decidir | Quién lo decide |
| --- | --- | --- |
| Años antes | Qué se conserva y dónde | Vosotros |
| Meses antes | Quién sabe qué hacer | Vosotros |
| Ese día | Cómo se atiende | Quien esté en recepción |
| **Qué se llevan** | **Nada** | **Ellos** |

> [!IMPORTANT]
> **La decisión más consecuente de todo esto la toma, sin saberlo, la persona que abre la puerta.** No es una figura retórica: la primera media hora fija el tono, determina si se avisa a tiempo a quien tiene que estar y decide si alguien empieza a hacer cosas por su cuenta con buena intención. Que exista una instrucción simple —a quién se llama, qué se hace mientras llega, qué no se toca— vale más que cualquier preparación documental posterior.

## Lo que sí se puede tener listo

1. **Saber qué información existe y dónde** — No para esconderla: para poder acompañar y saber qué se llevan.
2. **Una instrucción de qué hacer, escrita y breve** — Media página. Larga no se lee y no se recuerda.
3. **Un registro de lo que se llevan** — Lo que copian, de dónde y de qué fechas. Después hace falta.
4. **Y avisar a quien corresponda de inmediato** — Vuestro abogado tiene que entrar en las primeras horas, no al día siguiente.

> [!WARNING]
> Hay una reacción instintiva que hay que tener prevista precisamente porque es instintiva: **ponerse a ordenar, borrar o mover cosas al enterarse**. Sale de la buena intención de un empleado que quiere ayudar, no de una decisión de la dirección, y convierte una situación manejable en otra completamente distinta y mucho peor. La instrucción escrita existe sobre todo para evitar eso, y por eso tiene que estar escrita antes y ser conocida por más gente que la dirección.

> [!NOTE]
> Qué facultades tiene cada tipo de inspección, qué derechos y deberes tenéis durante la visita, qué se puede reservar y cómo se documenta lo actuado **lo determina la normativa aplicable y lo concreta vuestro abogado**, y hay diferencias importantes entre materias. Aquí se explica lo organizativo: saber qué información existe y tener escrito qué hace vuestra gente.

**¿Puedo preparar algo el mismo día?**

Prácticamente nada. Todo lo útil se hace antes.

**¿Quién debería atender?**

Quien esté designado, y todo el mundo debería saber a quién avisar.

**¿Hay que registrar lo que se llevan?**

Sí, y con detalle. Después es la base de todo lo que venga.

## Ejemplos

**Llegan sin avisar y nadie sabe a quién llamar.**

- Tiene escrito y accesible el procedimiento a seguir

→ La primera media hora se maneja bien.

**Nadie sabe con certeza qué información existe ni dónde.**

- Mantiene el archivo organizado y localizable

→ Se puede acompañar sabiendo de qué se habla.

**No queda constancia de qué se llevaron.**

- Permite registrar lo entregado con fecha y detalle

→ Lo actuado queda documentado desde el primer día.

**Un empleado empieza a mover cosas por su cuenta.**

- Deja la instrucción clara y conocida de antemano

→ La reacción instintiva se sustituye por un procedimiento.

**La información está repartida en equipos personales.**

- Centraliza la documentación fuera de los equipos

→ Se sabe qué hay sin abrir cada ordenador.

**Hay que reconstruir después qué pasó ese día.**

- Conserva el registro de la visita y lo aportado

→ El expediente de lo ocurrido existe.