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actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-021, KB-LE-001]
citadoPor: [KB-CS-044]
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# El despacho que cambia de herramienta

_Veinte años de expedientes y una herramienta nueva. Lo que no viaje en la migración deja de existir para el despacho._

**Responde a:** migrar expedientes a otro programa · cambiar de gestor documental en un despacho · que pasa con el historico al cambiar de software · sacar mis datos de una herramienta

Cambiar de herramienta parece un proyecto de informática y es un proyecto de archivo. **Lo que se está moviendo no son datos: son los expedientes de veinte años de clientes**, algunos cerrados, algunos vivos, y todos con obligaciones de conservación que no dependen de qué programa uséis. La decisión de qué se migra y qué no la va a tomar alguien mirando un presupuesto, y sus consecuencias durarán una década.

## Lo que se decide en una migración

| La decisión | Cómo se presenta | Lo que significa de verdad |
| --- | --- | --- |
| Migrar solo lo activo | Ahorro de coste | Lo cerrado deja de estar a mano |
| Migrar los últimos años | Solución intermedia | Hay un corte, y hay que saber dónde |
| Migrarlo todo | Más caro | El histórico sigue siendo uno |
| **Dejar lo viejo «por si acaso»** | **Sin coste** | **Se pierde cuando se apague** |

> [!IMPORTANT]
> **La opción de «dejar el sistema viejo funcionando por si acaso» es la que más se elige y la única que no es una decisión.** Nadie fija cuánto tiempo, nadie se ocupa de mantenerlo, y llega un día en que se apaga por una renovación de licencia, un servidor que se retira o un proveedor que cierra. Ese día se pierde el histórico entero, sin que nadie lo haya decidido y sin que nadie se entere hasta que alguien busca algo.

## Lo que hay que resolver antes de firmar la herramienta nueva

1. **Qué se migra exactamente y qué no** — Decidido con criterio de conservación, no solo de coste.
2. **Cómo se saca todo de la herramienta nueva** — Preguntadlo ANTES de entrar. Después es una negociación.
3. **Qué se hace con el sistema antiguo y cuándo** — Con fecha. «De momento se queda» no es un plan.
4. **Y que las obligaciones de conservación se mantengan** — Cambiar de programa no cambia durante cuánto hay que guardar.

> [!WARNING]
> La pregunta que hay que hacer antes de contratar cualquier herramienta, y que casi nunca se hace porque suena a desconfianza, es **cómo se sale de ella**: en qué formato salen los documentos, si salen con su estructura y sus metadatos o como una carpeta plana de ficheros, y cuánto cuesta. Preguntarlo antes de firmar es una condición; preguntarlo tres años después, cuando ya queréis marcharos, es pedir un favor a alguien que no tiene ningún incentivo en hacéroslo fácil.

> [!NOTE]
> Qué obligaciones de conservación, confidencialidad y seguridad aplican a los expedientes de vuestros clientes, y qué hay que garantizar al cambiar de proveedor o de sistema, **lo determinan la normativa profesional y la de protección de datos, y lo concreta vuestro colegio o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que el archivo cambie de herramienta sin perder años por el camino.

**¿Migro todo o solo lo activo?**

Depende del coste, pero decidid también qué pasa con lo que no migre.

**¿Puedo dejar el sistema viejo encendido?**

Sí, con una fecha y un responsable. Sin eso, se apagará solo un día.

**¿Qué pregunto antes de contratar?**

Cómo se sale, en qué formato y a qué coste. Antes, no después.

## Ejemplos

**Se migra solo lo activo y lo cerrado queda en el sistema viejo.**

- Permite conservar el histórico completo en un solo sitio

→ No hay dos archivos que mantener a la vez.

**El sistema antiguo se apaga y nadie había puesto fecha.**

- Guarda el archivo fuera de la herramienta de turno

→ El apagado no se lleva los años anteriores.

**Al querer cambiar, los documentos solo salen como carpeta plana.**

- Permite exportar con su estructura y su contexto

→ El archivo sigue siendo utilizable fuera.

**Un expediente cerrado hace ocho años hay que consultarlo.**

- Mantiene lo cerrado accesible y buscable

→ El histórico sigue sirviendo para trabajar.

**Las obligaciones de conservación se pierden en el cambio.**

- Aplica la política de conservación sobre todo el archivo

→ El plazo no depende del programa.

**Nadie sabe qué se migró exactamente y qué no.**

- Deja constancia de lo trasladado y cuándo

→ El corte del histórico está documentado.