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categoria: sector-logistica
subcategoria: inversa
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LG-001, KB-NO-003]
citadoPor: [KB-LG-006]
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# Devoluciones y logística inversa

_Lo que vuelve también tiene que documentarse, y casi nunca se hace._

**Responde a:** documentar devoluciones de mercancía · logística inversa trazabilidad · estado de un producto devuelto · quién responde de un producto devuelto

Todo el esfuerzo documental se pone en lo que sale. Lo que vuelve entra sin control, se acumula en un rincón del almacén y aparece en la discusión tres meses después: en qué estado volvió, quién lo recogió, y si lo que se devolvió es lo que se había enviado.

## Lo que hay que documentar al recibir

**En corto**

- En qué estado llega, con fotos si puede discutirse.
- Qué es exactamente: referencia y lote, no «una caja».
- Quién lo trajo y cuándo.

| Tipo de devolución | Lo que se discute después |
| --- | --- |
| Producto defectuoso | Si el defecto era de origen o del uso |
| Error de pedido | Si volvió completo y en estado vendible |
| Fin de vida o retirada | Dónde acabó y quién lo gestionó |
| Equipo en alquiler | En qué estado volvió respecto a cómo salió |

> [!IMPORTANT]
> La última fila es la más cara y la más olvidada. Un equipo alquilado que vuelve dañado sin fotos de salida ni de entrada es una discusión que se pierde casi siempre, porque quien lo alquiló tampoco tiene pruebas de lo contrario.

## Si lo que vuelve es residuo

Cambia de naturaleza: deja de ser una devolución y pasa a ser un residuo con sus propias obligaciones de gestión y trazabilidad. Confundir las dos cosas es lo que hace que aparezca material acumulado que nadie sabe cómo dar de baja.

> [!WARNING]
> Si gestionáis devoluciones de producto que acaba siendo residuo, comprobad con vuestro asesor a partir de qué momento cambia el régimen. No es una cuestión de almacén: es una cuestión de qué obligaciones os aplican desde ese momento.

> [!NOTE]
> Fotografiar la salida de un equipo en alquiler cuesta un minuto y es lo único que sostiene la conversación de la devolución. Es el mismo caso que el estado previo de una obra.

**¿Merece la pena para devoluciones pequeñas?**

Para las que se discuten, sí. Para el resto, basta con registrar qué volvió.

**¿Y si vuelve sin aviso?**

Documentar la recepción es aún más importante: nadie más lo hizo.

**¿Sirve para reclamar al transportista?**

Las fotos fechadas de la recepción son lo que se pide.

## Ejemplos

**Una empresa de alquiler de maquinaria discute cada mes daños en equipos devueltos.**

- Fotos certificadas al salir y al volver

→ Las discusiones se cierran comparando dos series fechadas, y las reparaciones las paga quien las causó.

**Una devolución llega sin saber de qué envío es.**

- Registra la devolución contra el envío original

→ El histórico del pedido queda completo.

**Se discute en qué estado volvió la mercancía.**

- Captura el estado al recibirla

→ La discusión se cierra con el registro.

**Las devoluciones se anotan en una hoja aparte.**

- Las registra en el expediente del pedido

→ La foto del pedido es una sola.

**Un cliente pregunta por una devolución de hace meses.**

- Consulta el expediente de ese pedido

→ Se contesta sin buscar en correos.

**Nadie sabe cuántas devoluciones vienen de un mismo cliente.**

- Consulta el histórico por cliente

→ El patrón se ve con datos.