---
id: KB-LG-010
url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/documentacion-de-conductores
idioma: es
categoria: sector-logistica
subcategoria: flotas
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LG-004, KB-LG-008]
citadoPor: [KB-LG-003]
---

# Documentación de conductores

_Permisos, formación obligatoria y aptitud: lo que caduca por persona y no por vehículo._

**Responde a:** control de permisos de conducir de la flota · caducidad del cap de conductores · formación obligatoria conductores profesionales · aptitud médica de un conductor

La documentación de una flota se controla casi siempre por vehículo: seguro, inspección técnica, mantenimiento. La que más problemas da es la otra, la que va con la persona, porque caduca en fechas distintas para cada uno y nadie la ve hasta que un conductor no puede salir.

## Lo que caduca por conductor

| Documento | Frecuencia típica | Qué pasa si vence |
| --- | --- | --- |
| Permiso de conducir de la clase que corresponda | Según clase y edad | No puede conducir ese vehículo |
| Formación profesional obligatoria | Periódica | No puede realizar transporte profesional |
| Aptitud médica o psicofísica | Periódica, y más frecuente con la edad | Igual, y con responsabilidad para la empresa |
| Formaciones específicas de mercancía | Según el tipo de carga | No puede llevar esa mercancía concreta |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta fila es la que más se escapa porque no aplica a todos: solo a quien lleva ese tipo de carga. Cuando hay que cubrir una ruta con quien esté disponible, es fácil asignar a alguien que puede conducir el camión pero no esa mercancía.

## Cómo se controla sin llevar una hoja

1. **Un expediente por conductor, con sus vencimientos** — Aparte del vehículo, porque viaja con la persona y no con el camión.
2. **Avisos con margen suficiente para renovar** — Meses, no días: renovar una aptitud lleva su tiempo y depende de terceros.
3. **Comprobación antes de asignar, no después** — Sobre todo cuando se cubre una baja o un pico.
4. **Y lo mismo para conductores de colaboradores** — Su documentación os importa igual, aunque no sean vuestros.

> [!WARNING]
> Cuidado con el conductor de siempre. Quien lleva quince años en la empresa es justo de quien nadie revisa el vencimiento, porque «ese lo tiene todo». Es el perfil donde más aparecen sorpresas.

## Lo que se pide en un control

**En corto**

- Que ese conductor podía conducir ese vehículo ese día.
- Que tenía la formación vigente para esa mercancía.
- Y, si hay accidente, todo lo anterior con fecha.

Las tres se responden desde el móvil si el expediente del conductor está al día. Y las tres son responsabilidad de la empresa, no solo del conductor.

> [!NOTE]
> Vale igual para flotas internas que no se dedican al transporte: comerciales, técnicos de servicio, vehículos de obra. Cambia qué documentos aplican; no cambia que caducan por persona.

**¿Podemos guardar copia de su permiso?**

Con la finalidad justificada y el plazo adecuado, sí; es documentación laboral.

**¿Y los conductores temporales de campaña?**

Misma comprobación, y es donde más prisa hay: conviene tener una vía rápida.

**¿Sirve avisar solo al conductor?**

Es necesario pero no basta: la comprobación antes de asignar es de la empresa.

## Ejemplos

**Una empresa cubre una ruta urgente con el conductor disponible y le paran en carretera.**

- Monta expediente por conductor con vencimientos y aviso
- Comprueba antes de asignar, no después

→ Deja de asignar rutas a quien no puede llevar esa mercancía concreta.

**Un conductor sale con la formación caducada.**

- Comprueba por persona antes de asignar el servicio

→ El servicio no sale con un hueco.

**El carné se renueva y nadie actualiza el expediente.**

- Registra la renovación al recibirla

→ El expediente refleja la realidad.

**Entra un conductor nuevo el mismo día del servicio.**

- Comprueba qué le falta antes de asignarlo

→ El alta se resuelve antes de la salida.

**La documentación está en el móvil del jefe de tráfico.**

- La guarda en el expediente del conductor

→ Deja de depender de una persona.

**Un cliente pide la documentación del conductor que entregó.**

- Consulta el expediente de esa persona

→ Se entrega sin buscar.