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categoria: sector-logistica
subcategoria: almacenamiento
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LG-007, KB-CS-020]
citadoPor: [KB-LG-020]
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# Guardar mercancía que no es vuestra

_La mercancía es del cliente, el riesgo mientras está dentro puede ser vuestro, y lo que decide una reclamación es lo que se anotó al entrar._

**Responde a:** almacén de terceros documentación · reclaman daños en mercancía almacenada · qué registrar al recibir mercancía de un cliente · responsabilidad del depositario

Guardar lo de otros es un negocio de confianza que se juega en dos momentos muy cortos: cuando la mercancía entra y cuando sale. Entre medias pasan meses en los que no ocurre nada — hasta que el cliente abre una caja y dice que estaba así antes.

## Los dos momentos que deciden todo

| Momento | Qué hay que dejar registrado | Qué evita |
| --- | --- | --- |
| Entrada | Cantidad, estado aparente y quién lo trajo | Que un daño de transporte acabe siendo vuestro |
| Entrada, si algo viene mal | Foto y reserva por escrito, ese día | Discutir tres meses después sin nada delante |
| Durante | Movimientos, ubicación y quién accedió | «Faltan dos palés y nadie sabe nada» |
| Salida | A quién se entregó y en qué estado | Que la reclamación llegue después de haber salido |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila es la que casi siempre falla y no se puede reconstruir: **una mercancía que entra dañada y se acepta sin decir nada se convierte, documentalmente, en una mercancía que se dañó dentro**. Nadie va a poder demostrar lo contrario meses después, porque no hay nada que enseñar. La reserva se hace en el momento y con foto, aunque el transportista tenga prisa y aunque la relación con ese cliente sea buena: es precisamente lo que protege esa relación cuando aparezca el problema.

## Lo que conviene tener por cliente, no por almacén

**En corto**

- El contrato de depósito y lo que dice sobre daños y límites.
- Su seguro y el vuestro, y qué cubre cada uno mientras está dentro.
- Qué instrucciones especiales dio: apilado, temperatura, rotación.
- Y quién está autorizado a retirar en su nombre.

> [!WARNING]
> Ese último punto es el que más sustos da y el que menos se prepara: **alguien se presenta a retirar mercancía con un albarán y buenas maneras**. Si no hay una lista de quién puede retirar en nombre de cada cliente, la decisión la toma quien esté en el muelle un viernes por la tarde. Una lista corta, actualizada y consultable desde el propio muelle vale más que cualquier cláusula del contrato — porque el contrato no está en la puerta y la lista sí.

## Cuando llega la reclamación

1. **Sacar el registro de entrada antes de contestar** — Lo que se anotó ese día ordena la conversación entera.
2. **Comprobar quién accedió y cuándo** — Incluye a los del propio cliente, que a veces entran ellos.
3. **Y responder con hechos y fechas, no con impresiones** — «Entró así, aquí está la foto» cierra lo que un correo largo no cierra.

> [!NOTE]
> Qué responsabilidad asumís como depositarios, qué límites admite el contrato y qué seguros son exigibles depende del tipo de depósito y de vuestro país. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro corredor**; aquí se trata de tener registrado lo que después habrá que demostrar.

**¿Hay que fotografiar todo lo que entra?**

Todo no: lo que llegue con cualquier señal, siempre; y muestreo del resto.

**¿Y si el cliente entra a su propia mercancía?**

Se registra igual: es la única forma de saber qué pasó dentro.

**¿Cuánto conservar los registros de entrada y salida?**

Más de lo que dura la relación: las reclamaciones llegan tarde.

## Ejemplos

**Un almacén recibe palés con film roto y los acepta sin anotar nada por no frenar la descarga.**

- Hace foto y reserva por escrito en el momento, aunque el camión espere

→ Cuando el cliente reclama tres meses después, la conversación empieza con lo que se anotó ese día.

**Entra mercancía ajena y no se registra su estado.**

- Captura el estado a la entrada

→ La discusión posterior tiene con qué cerrarse.

**El dueño hace inventario y pregunta cuánto tenéis suyo.**

- Registra entradas y salidas por dueño

→ Se contesta con un dato.

**Dos dueños comparten ubicación y se confunde la mercancía.**

- Registra qué ocupa cada ubicación

→ La identidad se mantiene por ubicación.

**Una partida lleva meses sin movimiento.**

- Avisa de lo que lleva demasiado tiempo

→ El caso se afronta antes de que crezca.

**El dueño reclama una salida que no recuerda haber pedido.**

- Conserva quién autorizó cada salida

→ La autorización tiene nombre y fecha.