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idioma: es
categoria: sector-logistica
subcategoria: almacenamiento
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LG-016, KB-AL-021, KB-LG-027]
citadoPor: [KB-LG-021]
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# El almacén que guarda para varios dueños

_Custodiáis mercancía que no es vuestra y de varios clientes a la vez. Lo que os protege es saber en todo momento qué es de quién._

**Responde a:** almacen logistico mercancia de terceros · de que responde un operador logistico · control de stock de varios clientes · documentacion en deposito de mercancia

En vuestras estanterías hay mercancía de seis empresas distintas. Ninguna es vuestra y de todas respondéis mientras estén ahí. Es una posición cómoda comercialmente e incómoda documentalmente: **el riesgo no está en lo que hacéis, está en lo que no podéis demostrar**.

## Las cuatro preguntas que os van a hacer

| Pregunta | Qué la contesta |
| --- | --- |
| ¿Qué entró, cuándo y de quién? | El registro de entradas, con estado a la llegada |
| ¿En qué condiciones se guardó? | Los registros del almacén de ese periodo |
| ¿Qué salió, cuándo y por orden de quién? | El registro de salidas y quién la autorizó |
| **¿Cómo sabéis que esto es de ese cliente?** | **La separación e identificación, que es lo que falla** |

> [!IMPORTANT]
> **Recibir sin comprobar es aceptar lo que llegó tal y como llegó.** Es la misma regla del muelle en cualquier sector, y aquí pesa el doble porque la mercancía no es vuestra: si entra dañada o incompleta y lo firmáis sin reserva, el daño pasa a estar dentro de vuestro periodo de custodia. Anotar el estado a la llegada —aunque sea una línea y una foto— es la diferencia entre custodiar y responder de lo que otro rompió.

## Lo que hay que dejar pactado con cada cliente

1. **Quién puede ordenar una salida y cómo se acredita** — Es por donde entran los problemas serios, no por el inventario.
2. **Qué se comprueba al recibir y qué se anota** — Cantidad, estado, temperatura si aplica, documentación que acompaña.
3. **Qué se hace con lo que llega mal** — Aceptar con reserva, rechazar o aislar. Decidido antes.
4. **Y qué pasa si el cliente deja de pagar o desaparece** — Es incómodo pactarlo y peor resolverlo sin nada escrito.

> [!WARNING]
> El punto por donde entran los disgustos grandes no es el almacén: **es la orden de salida**. Una llamada, un correo de una dirección parecida, alguien que dice ser de la empresa cliente. La mercancía sale, y demostrar después que la orden parecía legítima es muy difícil si no había un procedimiento. Quién puede pedir una salida, por qué canal y cómo se comprueba tiene que estar pactado por escrito con cada cliente — no decidido por quien esté en la oficina esa tarde.

> [!NOTE]
> Qué obligaciones asume un depositario, qué responde de la mercancía ajena y qué documentación debe llevar depende del contrato y de la normativa aplicable a la actividad y al tipo de producto. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica lo que en la práctica decide si podéis demostrar que cumplisteis.

**¿Respondo de la mercancía de mis clientes?**

Mientras está en vuestra custodia, en los términos del contrato. Por eso importa el estado de entrada.

**¿Puedo sacar mercancía por una llamada?**

Es exactamente por donde entran los problemas. Pactad el procedimiento.

**¿Y si un cliente desaparece?**

Sin nada escrito, es un problema largo. Pactadlo al empezar.

## Ejemplos

**Entra un palé dañado y se firma la recepción sin anotar nada.**

- Anota el estado a la llegada, con foto, y acepta con reserva

→ El daño no pasa a estar dentro del periodo de custodia.

**Sale mercancía por una llamada de alguien que decía ser del cliente.**

- Pacta por escrito quién puede ordenar salidas y cómo se acredita

→ La salida deja de depender del criterio de quien coja el teléfono.

**Un cliente reclama que faltaba producto y no consta qué entró exactamente.**

- Registra entradas con cantidad, estado y documentación que acompaña

→ La reclamación se resuelve con el registro y no con dos versiones.

**Dos dueños comparten estantería y se confunde la mercancía.**

- Registra qué ocupa cada ubicación

→ La identidad se mantiene por ubicación.

**Un dueño pregunta cuánto tenéis suyo.**

- Registra entradas y salidas por dueño

→ Se contesta con un dato.

**Se entrega mercancía de un dueño a otro por error.**

- Comprueba el dueño antes de cada salida

→ El error se evita en el muelle.