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idioma: es
categoria: sector-logistica
subcategoria: transitarios
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LG-022, KB-LG-019]
citadoPor: [KB-LG-013]
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# El que declara en nombre de otro

_Presentáis lo que os dictan y firmáis vosotros. Toda vuestra defensa es poder enseñar quién os dijo qué y cuándo._

**Responde a:** representante aduanero responsabilidad · declaro con datos que me da el cliente · como me protejo si el cliente me da mal la informacion · instrucciones del cliente por escrito aduana

Vuestro trabajo consiste en convertir lo que os manda un cliente en algo que la administración acepta. **Sabéis de procedimiento y no sabéis de su producto**: os dicen qué es, cuánto vale y de dónde viene, y vosotros lo presentáis. Es una posición de servicio que arrastra una exposición que no siempre se remunera como tal, y toda ella se juega en un punto: **poder demostrar qué os dijeron**.

## Las tres fuentes de un problema, y solo una es vuestra

| De dónde viene | Ejemplo | Qué lo previene |
| --- | --- | --- |
| El cliente informó mal | Un valor o un origen equivocado | Tener por escrito lo que dijo |
| El cliente no informó | Faltó un documento y se despachó igual | Dejar constancia de lo que se pidió |
| Vosotros aplicasteis mal | Un criterio propio discutible | El razonamiento, escrito y fechado |
| **Nadie sabe qué pasó** | **No hay rastro de nada** | **Es el peor caso y el más común** |

> [!IMPORTANT]
> **Una instrucción verbal no existe.** Es la frase entera de esta posición. El cliente que os llama con prisa para decir que eso vale menos, que el origen es otro o que despachéis y ya mandará el papel, está tomando una decisión con vuestro nombre debajo. Que os lo mande por escrito no es desconfianza ni burocracia: es lo único que separa a quien informó de quien tramitó cuando alguien pregunta dos años después.

## Lo que hay que poder enseñar de cada expediente

1. **Qué os mandó el cliente y cuándo** — Con la fecha y el documento tal cual llegó.
2. **Qué le pedisteis vosotros y qué contestó** — Incluidas las peticiones que nunca llegó a contestar.
3. **Qué se presentó finalmente** — Y si se apartó de lo que os dijeron, por qué.
4. **Y quién autorizó lo dudoso** — Con nombre. «El cliente dijo» no es un nombre.

> [!WARNING]
> El escenario que hay que evitar por encima de todo: **despachar sin un documento con la promesa de que llega mañana**. Es una petición razonable, la hace un cliente que os importa y casi siempre acaba bien. El problema es el caso en que no llega: entonces hay un despacho hecho, un documento que no existe y una conversación que solo ocurrió por teléfono. Si vais a asumir ese riesgo —a veces el negocio lo pide—, que quede por escrito quién lo pidió y con qué compromiso.

> [!NOTE]
> Qué responsabilidad asume un representante según el tipo de representación, qué puede exigir a su cliente y hasta dónde alcanza su deber de comprobación **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo dejar rastro de lo recibido y lo pedido sin frenar el despacho.

**¿Puedo negarme a declarar algo que no me cuadra?**

Eso lo marcan vuestro contrato y la normativa. Lo que sí podéis siempre es dejarlo por escrito.

**¿Vale un correo como instrucción?**

Es infinitamente mejor que una llamada, y es lo que hay en la práctica.

**¿Tengo que guardar lo que pedí y no me llegó?**

Sobre todo eso. Es lo que demuestra que se pidió.

## Ejemplos

**El cliente da una instrucción por teléfono y luego no la recuerda igual.**

- Pide la confirmación por escrito y la guarda en el expediente

→ Lo acordado deja de depender de dos memorias.

**Se despacha con la promesa de un documento que nunca llega.**

- Registra qué se pidió, cuándo y qué se contestó

→ El compromiso incumplido queda documentado.

**Dos años después preguntan por un expediente y falta el contexto.**

- Conserva lo recibido, lo pedido y lo presentado junto

→ El expediente se explica solo.

**Cada operativo guarda sus correos en su propia bandeja.**

- Reúne la documentación del expediente en un sitio común

→ La respuesta no depende de quién esté ese día.

**Perseguir al cliente por un documento ocupa media jornada.**

- Reclama de forma automática hasta que llega

→ La reclamación deja de competir con el trabajo del día.

**No queda claro quién autorizó una decisión discutible.**

- Registra quién pidió qué y en qué momento

→ La autorización tiene nombre y fecha.