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idioma: es
categoria: marta
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-006]
citadoPor: [KB-CR-011, KB-MA-017]
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# Ponerse al día de un expediente con Marta

_Coger algo que llevaba otra persona sin leerse ochenta correos._

**Responde a:** ponerme al día de un expediente que llevaba otro · resumen de lo que ha pasado en un proceso · coger el trabajo de un compañero de baja · entender rápido el estado de un caso

Es una de las situaciones que más tiempo consume y que menos se cuenta: alguien se va, se pone de baja o cambia de puesto, y otra persona tiene que coger sus expedientes. Lo normal es dedicar una mañana a reconstruir la historia.

## Las cuatro preguntas que resuelven el 90 %

1. **«Resúmeme qué ha pasado en este expediente»** — La secuencia, no el detalle. Sirve para situarse en dos minutos.
2. **«¿Qué está pendiente y de quién depende?»** — Separa lo que os toca de lo que esperáis de otro.
3. **«¿Qué se le prometió a esta persona?»** — Lo que se dijo por correo o mensaje y aún no se ha cumplido.
4. **«¿Hay algo que caduque pronto aquí?»** — La pregunta que evita heredar un problema en la primera semana.

> [!IMPORTANT]
> La tercera es la que más disgustos ahorra. Los compromisos verbales o por correo son lo primero que se pierde en un traspaso, y lo primero que reclama la otra parte.

## Lo que conviene comprobar a mano

| Aspecto | Por qué mirarlo vosotros |
| --- | --- |
| Fechas límite reales | Un resumen puede citarlas mal; el original manda |
| Importes y condiciones | Cualquier cifra que vaya a usarse se contrasta |
| Quién es el interlocutor | Puede haber cambiado y el histórico no decirlo |

> [!WARNING]
> No uséis un resumen como base para responder a un cliente sin abrir lo resumido. El resumen sirve para saber dónde mirar, no para sustituir la lectura de lo que importa.

## Y al revés: dejar un expediente

Si sois vosotros los que os vais, la mejor herencia no es un documento de traspaso: es que todo lo que hicisteis esté dentro del expediente y no en vuestro correo. Con eso, quien entre puede preguntar y obtener respuestas; sin eso, no hay resumen posible.

**En corto**

- Las conversaciones, en el expediente y no en la bandeja personal.
- Los compromisos, escritos donde los vea quien venga después.
- Y las decisiones, con su porqué, aunque sea en una línea.

> [!NOTE]
> Marta responde con lo que hay en vuestra organización y con lo que vuestro permiso os deja ver. Si un expediente estaba restringido, el resumen tampoco lo incluirá — es la misma regla que en el resto de la plataforma.

**¿Puede resumir varios expedientes a la vez?**

Sí, y para un traspaso completo suele ser la primera pregunta.

**¿Ve los correos?**

Lo que esté registrado en la plataforma. Lo que quedó en una bandeja personal, no.

**¿Se equivoca?**

Puede. Por eso lo que vaya a usarse con un cliente se comprueba en el original.

## Ejemplos

**Alguien hereda catorce expedientes de una compañera de baja.**

- Pide un resumen y la lista de pendientes de los catorce
- Comprueba a mano fechas e importes de los tres más urgentes

→ Empieza a trabajar la misma mañana en lugar de dedicar dos días a reconstruir el estado.

**Hay que ponerse al día de un expediente de meses.**

- Pide un resumen del estado

→ La puesta al día cuesta minutos.

**Alguien sustituye a un compañero de baja.**

- Pide el resumen de sus expedientes

→ El relevo empieza sabiendo.

**Se prepara una reunión con un proveedor.**

- Pide qué está pendiente con él

→ La reunión empieza con datos.

**El resumen omite algo importante.**

- Pregunta expresamente por ese punto

→ La respuesta cubre lo que hacía falta.

**Se lee el expediente entero por si acaso.**

- Pide el resumen y abre solo lo que dude

→ El tiempo se dedica a lo que importa.