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categoria: normativa
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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-NO-013, KB-TZ-006]
citadoPor: [KB-PR-025, KB-NO-027]
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# Cuando el documento que pedís lleva datos personales

_Pedís un certificado de una empresa y os llega con nombres, DNI y nóminas dentro. A partir de ahí sois responsables de eso._

**Responde a:** puedo pedir el dni de los trabajadores de mi proveedor · documentacion de subcontrata con datos personales · cuanto tiempo guardo datos de terceros · que datos puedo exigir a un proveedor

Se pide «la documentación de la subcontrata» y llega una carpeta con el listado de trabajadores, sus DNI, sus contratos y a veces sus nóminas. Nadie lo pidió así, pero ya está dentro. Y lo que hay dentro son datos de personas que no trabajan para vosotros y a las que nunca habéis preguntado nada.

## Las tres preguntas que hay que hacerse antes de pedir

| Pregunta | Si la respuesta es floja… |
| --- | --- |
| ¿Para qué necesito este dato? | No lo pidáis. Es el filtro que más papel evita |
| ¿Me vale una versión con menos datos? | Pedid esa: casi siempre existe |
| ¿Cuánto tiempo me hace falta? | Si no sabéis contestarlo, se quedará para siempre |
| ¿Quién de mi empresa tiene que verlo? | «Todos» nunca es la respuesta correcta |

> [!IMPORTANT]
> La regla práctica que resuelve el 90 % de los casos: **pedid la prueba, no el documento entero**. Para saber que alguien está de alta y cubierto casi nunca hace falta su nómina; para saber que un conductor puede conducir ese camión no hace falta su historial médico completo. Cada dato de más que entra en vuestro archivo es un dato que tenéis que proteger, justificar y borrar algún día — y que os pueden reclamar. **El papel que no pedís es el único que no da problemas.**

## Lo que sí hay que dejar montado

1. **Decir para qué lo pedís, en la propia petición** — Una línea. Es lo que convierte una exigencia en una petición justificada.
2. **Poner fecha de caducidad al documento** — Guardar «por si acaso» es la decisión que nadie recuerda haber tomado.
3. **Limitar quién puede abrirlo** — Lo sensible no vive en una carpeta compartida con toda la oficina.
4. **Y borrar cuando toca, dejando constancia de que se borró** — Borrar sin rastro os deja sin poder demostrar que cumplisteis.

> [!WARNING]
> El punto que más gente pasa por alto: **el que os manda el documento tampoco puede mandaros lo que le dé la gana**. Si vuestra petición es tan abierta que le empuja a enviaros de más, le habéis creado un problema a él y otro a vosotros. Por eso la petición concreta —«el certificado de estar al corriente», no «la documentación laboral»— no es solo comodidad: es la forma de que los dos lados se queden con lo justo. Y cuando os llegue de más, lo sano es decirlo y pedir la versión reducida, no archivarlo callando.

## Cuando alguien reclama sus datos

**En corto**

- Va a pasar: alguien preguntará qué tenéis suyo, y no será vuestro empleado.
- Poder contestar rápido depende de una cosa: saber en qué expedientes está y por qué.
- Y de haber apuntado quién lo mandó y con qué finalidad, que es lo que justifica tenerlo.

> [!NOTE]
> Qué datos se pueden exigir a un tercero, con qué base y durante cuánto tiempo conservarlos es materia de protección de datos y depende del contexto —una subcontrata en obra no es lo mismo que un proveedor de servicios—. **Lo concreta vuestro asesor o vuestro DPD**; aquí se explica la parte que sí depende de vosotros: pedir menos y saber qué tenéis.

**¿Puedo pedir el DNI de los trabajadores de mi proveedor?**

Depende de para qué. Preguntad primero si os basta con un certificado del proveedor.

**Me han mandado más de lo que pedí, ¿lo borro?**

Decidlo, pedid la versión reducida y dejad constancia. Archivarlo en silencio es la peor opción.

**¿Vale con guardarlo en una carpeta compartida?**

No si lleva datos personales. La pregunta no es dónde está, es quién puede abrirlo.

## Ejemplos

**Pedís «la documentación laboral» de una subcontrata y llega con las nóminas de doce personas.**

- Cambia la petición por el certificado concreto que necesita
- Pide la versión reducida y lo deja anotado

→ El archivo deja de contener nóminas de gente que no trabaja para vosotros.

**Alguien que trabajó para una subcontrata pregunta qué datos suyos tenéis.**

- Busca por su nombre en los expedientes y contesta con qué hay y por qué

→ La respuesta sale en horas porque consta quién mandó cada documento y con qué finalidad.

**Un certificado con datos personales lleva cuatro años en una carpeta compartida con toda la oficina.**

- Limita quién puede abrirlo y le pone fecha de borrado

→ Lo sensible deja de estar al alcance de quien no lo necesita, y con fecha de caducidad.

**Llega un certificado con nóminas dentro y se archiva sin más.**

- Comprueba qué contiene antes de guardarlo

→ Se sabe qué se está custodiando.

**Todo el equipo puede abrir esa carpeta.**

- Limita quién ve lo que contiene datos personales

→ El acceso deja de ser general por defecto.

**Se conserva indefinidamente por si acaso.**

- Aplica un plazo de conservación

→ Se conserva lo que tiene motivo y plazo.