--- id: KB-NO-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-expediente-tecnico-del-producto idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-015, KB-NO-007] citadoPor: [KB-NO-025, KB-AL-026, KB-IU-017, KB-IU-019] --- # El expediente técnico del producto _La declaración de conformidad es la portada. El expediente es lo que hay detrás, y es lo que os van a pedir cuando alguien dude._ **Responde a:** que es el expediente tecnico de un producto · que documentacion guardo de un producto que fabrico · me piden el expediente tecnico · cuanto tiempo guardo la documentacion tecnica La declaración de conformidad cabe en un folio y se firma en un minuto. Por eso se firma con alegría. Lo que casi nadie mira el día de la firma es la pregunta incómoda que viene detrás: **¿y en qué te basas?** El conjunto de respuestas a esa pregunta es el expediente técnico. **Expediente técnico** — El conjunto de documentos que demuestran POR QUÉ el producto cumple: los ensayos, los cálculos, los planos, las normas aplicadas y la evaluación de riesgos. No se entrega con el producto; se guarda y se enseña cuando se pide. ## Lo que suele contener, y dónde suele fallar | Pieza | Quién la tiene | Dónde se pierde | | --- | --- | --- | | Ensayos de laboratorio | El laboratorio y vosotros | Se quedó en el correo de quien lo encargó | | Evaluación de riesgos | Quien diseñó | Nunca se escribió, se «hizo mentalmente» | | Planos y esquemas de la versión vendida | Ingeniería | Existe el plano nuevo, no el de la versión que se vendió | | Normas aplicadas y su versión | Calidad | Se citó la norma sin decir de qué año | | Documentación de los componentes comprados | Compras | Cada proveedor la manda en su formato y se dispersa | > [!IMPORTANT] > El error que convierte esto en un problema serio es de calendario: **el expediente se monta cuando alguien lo pide, y para entonces falta la mitad**. El laboratorio cerró, el ingeniero que hizo los cálculos se fue, el proveedor del componente cambió de dueño. Nada de eso es recuperable a posteriori. Un expediente se construye el día que se firma la declaración, no el día que llega la pregunta — porque el día que llega la pregunta ya no se puede fabricar el pasado. ## Cómo montarlo para que sobreviva a las personas 1. **Un expediente por producto y por versión** — «El expediente del modelo X» sin versión es la puerta a enseñar el papel equivocado. 2. **Cada documento con su fecha y quién lo emitió** — Un ensayo sin fecha ni laboratorio identificable no sostiene nada. 3. **La versión de la norma, no solo su número** — Las normas se revisan; citar la de 2014 cuando aplicaba la de 2021 es un fallo típico. 4. **Y la documentación de los componentes dentro, no enlazada** — Un enlace a la web del proveedor caduca cuando él rediseña su web. > [!WARNING] > Hay una confusión que sale cara y es fácil de deshacer: **el manual de instrucciones no es el expediente técnico**. El manual va con el producto y lo lee el cliente; el expediente se queda con vosotros y lo lee quien investiga. Tenerlos mezclados hace que se entregue de más al cliente —incluidos cálculos y proveedores que no querríais publicar— y que falte lo que de verdad hace falta cuando la pregunta llega de una autoridad. ## Y cuánto tiempo se guarda **En corto** - Más allá de la última unidad vendida, no desde la fecha de la declaración: son dos relojes distintos. - Y para producto con vida larga —maquinaria, instalaciones— muy por encima de lo que dura cualquier ordenador de la oficina. - Por eso el expediente no vive en el portátil de nadie ni en una carpeta que dependa de quién siga en la empresa. > [!NOTE] > Qué tiene que contener exactamente el expediente, quién puede exigirlo y durante cuántos años hay que conservarlo depende del tipo de producto y de la normativa que le aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro organismo notificado**; aquí se explica por qué se monta el día de la firma y no el día de la pregunta. **¿Tengo que entregar el expediente a mis clientes?** Normalmente no: se conserva y se enseña a quien tiene derecho a pedirlo. **¿Vale con tener los certificados de mis proveedores?** Son una parte. El expediente explica vuestro producto, no solo sus piezas. **¿Y si el producto lo fabrica otro para mí?** Entonces hay que acordar por escrito quién guarda qué, antes de empezar a vender. ## Ejemplos **Una autoridad pide el expediente de un producto vendido hace cuatro años y el laboratorio que hizo los ensayos ya no existe.** - Guarda copia de cada ensayo en el expediente el día que llega, no el enlace al laboratorio → El expediente sigue completo aunque el proveedor del ensayo haya desaparecido. **Se enseña el expediente del modelo X y resulta ser el de la versión actual, no el de la unidad vendida.** - Abre un expediente por versión y congela el de cada una al lanzarla → Cada unidad vendida tiene detrás la documentación que le corresponde y no otra. **El ingeniero que hizo los cálculos se marchó y nadie encuentra la evaluación de riesgos.** - Exige que la evaluación se escriba y se archive antes de firmar la declaración → Lo que estaba en la cabeza de una persona pasa a estar en el expediente de la empresa. **Se emite la declaración y no existe el expediente detrás.** - Reúne lo que la respalda en un expediente → La portada tiene detrás lo que la sostiene. **El expediente vive en el ordenador de quien lo hizo.** - Lo guarda fuera de equipos personales → La salida de una persona no se lleva el expediente. **Se pide el expediente y falta lo que aportó un proveedor.** - Conserva lo recibido de terceros junto a lo propio → El expediente está completo.