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idioma: es
categoria: problemas
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PR-007, KB-DI-006]
citadoPor: [KB-PR-016, KB-PR-018]
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# Hay dos documentos iguales

_Duplicados: por qué aparecen, cuál conviene conservar y cuándo no son duplicados._

**Responde a:** tengo el mismo documento dos veces · borrar duplicados · cuál de las dos copias me quedo · documento subido dos veces por error

Aparecen dos entradas que parecen el mismo documento y la reacción es borrar una. Antes de hacerlo conviene mirar cuál de las cuatro situaciones es, porque en dos de ellas borrar es exactamente lo que no hay que hacer.

## Las cuatro situaciones

| Situación | Cómo se reconoce | Qué hacer |
| --- | --- | --- |
| Subido dos veces seguidas | Mismo nombre, misma hora, misma persona | Quedaos con uno |
| Lo subieron dos personas | Distinta persona, horas distintas | Uno solo, y avisar de quién lo mantiene |
| Son versiones distintas | Fechas o contenido diferentes | Los dos: la anterior es prueba de lo que hubo |
| Es el mismo papel en dos asuntos | Aparece en dos expedientes | Los dos, y no es un problema |

> [!IMPORTANT]
> La tercera es la que causa daños. Borrar la versión antigua porque «está desfasada» elimina la prueba de qué decía el documento cuando alguien tomó una decisión con él delante. Lo antiguo no estorba: se marca como no vigente y se queda.

## Cuál conviene conservar cuando hay que elegir

1. **El que esté enlazado al expediente** — El suelto no tiene contexto y probablemente nadie lo encuentre.
2. **El que se leyó bien** — Si uno es una foto torcida y otro el PDF original, no hay duda.
3. **El que tenga fecha demostrable** — Si uno está sellado y el otro no, el sellado vale más.
4. **Y ante la duda, ninguno** — Un duplicado molesta; un borrado equivocado no se deshace.

> [!WARNING]
> Ojo con la cuarta situación de la tabla. Que un certificado aparezca en el expediente de tres obras distintas no es un duplicado: es el mismo documento cumpliendo tres funciones. Borrarlo de dos deja dos expedientes incompletos.

## Cómo dejan de aparecer

**En corto**

- Que haya un sitio claro para cada cosa: la mitad de los duplicados nacen de la duda.
- Que quien recibe un documento por correo lo suba, en vez de reenviarlo a otros dos.
- Y que las versiones se traten como versiones y no como ficheros nuevos.

> [!NOTE]
> Cada subida consume, también la repetida. No es motivo para perder tiempo comprobando antes de subir, pero sí para no automatizar una importación que suba lo mismo varias veces.

**¿Se puede recuperar lo borrado?**

Depende de cuándo y de vuestra política de retención. No lo deis por hecho.

**¿Puedo enlazar el mismo documento en dos sitios?**

Sí, y es mejor que subirlo dos veces.

**¿Hay forma de detectarlos?**

El mismo contenido produce la misma huella; dos ficheros idénticos se reconocen aunque tengan otro nombre.

## Ejemplos

**Alguien encuentra dos veces el mismo seguro y borra el más antiguo.**

- Comprueba antes que eran dos versiones distintas
- Marca la antigua como no vigente en lugar de borrarla

→ Conserva la prueba de qué cobertura había cuando ocurrió un siniestro del año pasado.

**El mismo documento aparece dos veces porque dos personas lo subieron.**

- Conserva el que tiene el expediente correcto y borra el otro

→ Queda un solo documento y una sola referencia.

**Hay dos versiones parecidas y una está firmada.**

- Conserva la firmada y marca la otra como borrador

→ Nadie vuelve a trabajar sobre la versión sin valor.

**Dos documentos parecen iguales y tienen fechas distintas.**

- Comprueba la vigencia de cada uno

→ Se descubre que no eran duplicados sino renovaciones.

**Se borra un duplicado y desaparece un enlace de otro expediente.**

- Comprueba dónde está referenciado antes de borrar

→ El borrado no rompe nada en otro sitio.

**El proveedor reenvía lo mismo por si acaso.**

- Le enseña qué consta ya recibido

→ Deja de mandar copias por miedo a que no llegara.