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id: KB-PR-014
url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/ha-aparecido-algo-que-yo-no-he-subido
idioma: es
categoria: problemas
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PR-007, KB-DI-010]
citadoPor: [KB-PR-022]
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# Ha aparecido algo que yo no he subido

_Documentos que salen de la nada: de dónde vienen realmente y qué hacer con ellos._

**Responde a:** aparece un documento que no subí · de dónde ha salido este archivo · quién ha subido esto · documentos que llegan solos al expediente

Aparece un documento en un expediente y nadie del equipo recuerda haberlo subido. Antes de preocuparse conviene mirar de dónde salió, porque hay cuatro orígenes posibles y tres son completamente normales.

## Los cuatro orígenes

| Origen | Cómo se reconoce | Es normal |
| --- | --- | --- |
| Lo aportó el tercero al que se lo pedisteis | Consta subido por el participante externo | Sí, es justo lo que se buscaba |
| Lo subió un compañero | Consta su nombre y la hora | Sí |
| Lo generó el propio proceso | Un justificante, un acuse, un documento firmado | Sí |
| Ninguna de las anteriores | No consta autor esperado | Aquí sí hay que mirar |

> [!IMPORTANT]
> La primera es la respuesta en la enorme mayoría de los casos, y sorprende porque quien pidió el documento no es siempre quien lo ve aparecer. Es el funcionamiento normal: el tercero aporta y el expediente se actualiza sin que nadie del equipo toque nada.

## Cómo se comprueba, en un minuto

1. **Mirad quién y cuándo** — El registro de actividad dice quién lo subió, desde dónde y a qué hora.
2. **Comprobad si había una petición abierta** — Si la había, casi seguro es la respuesta a esa petición.
3. **Y si no cuadra, preguntad antes de borrar** — Borrar un documento aportado por un tercero obliga a pedírselo otra vez.

> [!WARNING]
> El error a evitar es borrarlo por precaución. Si lo aportó el proveedor y lo eliminan, la petición sigue abierta, el proveedor cree que ya lo mandó y empieza una discusión que nadie necesita.

## Cuando de verdad no cuadra

**En corto**

- Si el autor no es de vuestra organización ni un participante invitado, avisad a quien administre.
- No lo borréis: es más útil como evidencia que desaparecido.
- Y revisad qué accesos externos siguen activos, que suele ser la explicación.

La tercera línea es casi siempre la respuesta: alguien de fuera con acceso concedido hace meses y nunca retirado. No es un incidente de seguridad; es una limpieza pendiente.

> [!NOTE]
> Que un documento aparezca sin que vosotros lo subierais es una de las señales de que el sistema está funcionando: significa que el trabajo de recopilar dejó de ser vuestro.

**¿Se puede saber desde qué dispositivo se subió?**

El registro guarda el contexto de la acción; quien administre puede consultarlo.

**¿Y si el documento no corresponde a ese expediente?**

Se mueve al correcto y se avisa a quien lo subió; suele ser un error humano.

**¿Puede subir algo alguien sin permiso?**

Solo quien tenga acceso o una petición abierta a su nombre.

## Ejemplos

**Un responsable ve un certificado nuevo en un expediente y sospecha un error.**

- Mira el registro: lo subió el proveedor respondiendo a la petición

→ Cierra la petición en lugar de borrar el documento y volver a pedirlo.

**Aparece un documento que nadie del equipo recuerda subir.**

- Consulta quién lo subió y cuándo

→ El origen se aclara sin especular.

**Un participante externo aporta algo sin avisar.**

- Comprueba el registro de participantes

→ Se sabe qué proveedor lo mandó.

**Llega un documento que no corresponde a ese expediente.**

- Lo mueve al expediente correcto y avisa

→ El error se corrige antes de que alguien lo use.

**Un proceso automático crea documentos que sorprenden.**

- Revisa qué integración los genera

→ El comportamiento se entiende y se ajusta.

**Se sospecha que alguien accedió sin permiso.**

- Consulta la pista de auditoría

→ La sospecha se confirma o se descarta con datos.