--- id: KB-PS-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/carpetas-proyectos-documentos-y-datos idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-TL-001] citadoPor: [KB-PS-001, KB-TL-001, KB-SC-001, KB-GL-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/documents --- # Cómo se organiza todo: carpetas, proyectos, documentos y datos _Los cuatro niveles en que se organiza la información, iguales en los tres módulos._ **Responde a:** cómo organizo los documentos en Code Contract · diferencia entre carpeta y proyecto · dónde se guardan los documentos · estructura de carpetas para gestión documental Da igual en qué módulo estés: la información se organiza siempre en los mismos cuatro niveles. Aprenderlo una vez te sirve para los tres, y entenderlo bien desde el principio evita el lío más habitual, que es acabar con cuarenta carpetas sueltas sin saber qué hay dentro de cada una. **En corto** - Carpeta → Proyecto → Documento → Datos, en ese orden y en los tres módulos. - La carpeta es opcional y sirve para que TÚ encuentres las cosas. - El proyecto es obligatorio y es la unidad que se comparte, se certifica y se exporta. - Los datos los rellena la lectura automática cuando llega el documento, y tú los confirmas. **Los cuatro niveles** — Cada nivel vive dentro del anterior. Solo la carpeta es opcional; todo documento pertenece a exactamente un proyecto. ## Carpeta: para ordenar Funciona como una carpeta de tu ordenador. Puedes meter carpetas dentro de carpetas y montar la estructura que te convenga: por año, por cliente, por obra, por departamento. Es opcional: si no metes algo en ninguna carpeta, se queda en la raíz y sigue siendo perfectamente utilizable. > [!NOTE] > Consejo de quien ya lo ha montado: no hagas más de dos o tres niveles de carpetas. A partir de ahí cuesta más encontrar las cosas navegando que buscándolas. ## Proyecto: la unidad que de verdad importa Un proyecto agrupa todo lo que tiene que ver con un mismo asunto: el alta de un proveedor concreto, un contrato de alquiler concreto, la auditoría de un trimestre concreto. No se anida —no hay proyectos dentro de proyectos— y pertenece a un módulo: un proyecto es de Trackline, de Consigne o de SmartCheck, no de los tres a la vez. Es el nivel que importa porque es la unidad con la que trabaja la plataforma: lo que se comparte con un tercero es un proyecto, lo que se certifica es un proyecto y lo que se exporta es un proyecto. Todo documento pertenece a exactamente uno. ## Documento o prueba: el archivo Es el archivo en sí. Cambia de nombre según el módulo porque cambia su papel: en Trackline es lo que te entrega otra persona, en Consigne es lo que se firma y en SmartCheck es lo que certificas. Por debajo es lo mismo: un archivo con su fecha, su autor y su registro. ## Datos: lo que hay dentro del documento Son los campos concretos que interesan de ese documento: el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe, el nombre de la empresa. Los rellena la lectura automática cuando el documento llega, y tú los revisas y confirmas. Son los que hacen que después puedas buscar «todas las facturas de más de 5.000 €» en vez de abrir los archivos uno a uno. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo mover un documento de un proyecto a otro?** Sí, mientras el expediente esté abierto. Lo que no se puede es dejarlo sin proyecto: todo documento pertenece a uno. **¿Puedo meter un proyecto dentro de otro proyecto?** No. Los proyectos no se anidan, a propósito. Si necesitas agrupar varios, usa una carpeta: es justo para lo que están. **¿Un proyecto puede ser de dos módulos a la vez?** No. Cada proyecto pertenece a un módulo. Si un mismo asunto necesita pedir documentos y además firmarlos, tendrás un proyecto en Trackline y otro en Consigne, y los puedes tener en la misma carpeta. **¿Qué pasa si no creo ninguna carpeta?** No pasa nada. Todo se queda en la raíz del módulo y funciona igual. Las carpetas son comodidad tuya, no un requisito. ## Ejemplos **Una inmobiliaria gestiona los alquileres de temporada de 2026.** - Crea la carpeta «Alquileres» y dentro «Verano 2026» - Cada reserva es un proyecto: «Apartamento Centro — Familia Ruiz» - Dentro del proyecto están el DNI, el contrato firmado y el justificante de la fianza - De cada documento salen sus datos: fechas de entrada y salida, importe de la fianza → Al reclamar la fianza, se comparte el proyecto entero de una vez, con sus documentos y sus datos, en vez de rebuscar tres archivos en el correo. **Una asesoría guarda todo por cliente y no encuentra los documentos de un ejercicio concreto.** - La carpeta es el cliente y el proyecto es el ejercicio - Cada documento cuelga del ejercicio al que pertenece → Se abre el ejercicio y está todo lo de ese año, sin filtrar por fechas de subida. **Una constructora mezcla en la misma carpeta tres obras distintas del mismo cliente.** - Cada obra es un proyecto con su nombre - La carpeta agrupa al cliente, no al trabajo → Se puede cerrar una obra sin tocar las otras dos. **Un equipo no sabe si un dato hay que buscarlo en el documento o en la ficha.** - Los datos se extraen del documento y quedan colgando de él - El documento sigue siendo la fuente y el dato, su lectura → Ante una duda siempre se puede ir al documento original desde el propio dato. **Una empresa quiere buscar por importe y no por nombre de fichero.** - Los datos extraídos se pueden consultar como campos - El documento se localiza por lo que dice, no por cómo se llamó → Encontrar deja de depender de que alguien nombrara bien el archivo. **Alguien crea una carpeta por cada documento y la estructura se vuelve inmanejable.** - La carpeta agrupa; el proyecto es la unidad de trabajo - El documento vive dentro del proyecto, no de una carpeta propia → La estructura deja de crecer con cada archivo que entra.