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categoria: primeros-pasos
subcategoria: configuracion-inicial
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PS-003, KB-ET-004]
citadoPor: [KB-TD-011, KB-DI-017]
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# Traer lo que ya tenéis

_Qué migrar del archivo antiguo y, sobre todo, qué no._

**Responde a:** migrar documentos de una carpeta compartida · subir el archivo histórico · digitalizar el archivo de papel · empezar con los documentos que ya tengo

La pregunta llega el primer día: «¿y todo lo que ya tenemos?». La respuesta que funciona es incómoda pero cierta: casi nada. Migrar veinte años de archivo es un proyecto que rara vez se termina, y mientras dura no se está usando la herramienta para nada.

## Qué traer, por orden

1. **Lo que está vigente** — Los seguros, certificados y contratos que valen ahora. Es lo que vais a consultar.
2. **Lo que caduca pronto** — Porque queréis que os avise, y para eso tiene que estar dentro.
3. **Lo que os piden a menudo** — Si alguien lo pide tres veces al mes, merece estar aquí.
4. **El resto, cuando haga falta** — Se sube el día que alguien lo busque. La mayoría no se busca nunca.

## Lo que no conviene traer

- Documentos de gente que ya no está, si no hay obligación de conservarlos.
- Copias de documentos de identidad que no tenéis motivo para guardar.
- Versiones antiguas de las que ya tenéis la vigente, salvo que probaran algo.
- Todo el correo. El correo no es un archivo.

> [!IMPORTANT]
> Una migración es el mejor momento para dejar de guardar lo que no deberíais tener. Si vais a mover cientos de documentos de identidad de candidatos de hace ocho años, la pregunta correcta no es cómo moverlos: es si conservarlos.

> [!WARNING]
> Traer el archivo sucio lo traslada, no lo ordena. Y encima ensucia las búsquedas justo cuando estáis aprendiendo a usarlas.

> [!NOTE]
> Una regla que funciona: si en seis meses nadie lo ha buscado, no hacía falta traerlo. Empezar por lo vigente y dejar que la necesidad tire del resto acierta casi siempre.

**¿Y el papel?**

Escanead lo que se consulte. Digitalizar el archivo entero rara vez se termina.

**¿Se pueden subir carpetas enteras?**

Sí, con su estructura.

**¿Se leen los documentos antiguos al subirlos?**

Sí, si tenéis la lectura activada para ese tipo.

## Ejemplos

**Una empresa planea escanear doce años de archivo antes de empezar a usar nada.**

- Sube solo la documentación vigente de sus 60 proveedores activos
- Deja el resto en su sitio

→ Está trabajando en tres días en lugar de en tres meses, y a los seis meses solo ha hecho falta rescatar nueve documentos antiguos.

**Se sube el archivo entero y encontrar algo resulta más difícil que antes.**

- Sube solo lo vigente y lo que se consulta de verdad
- Deja el histórico donde está y localizable

→ Lo que se busca a diario aparece sin ruido alrededor.

**Nadie sabe qué documentos del archivo siguen en vigor.**

- Registra la caducidad al subir cada documento

→ El propio traslado deja el archivo revisado.

**Se para el arranque hasta terminar de migrar.**

- Empieza a trabajar con lo nuevo desde el primer día
- Sube lo antiguo solo cuando alguien lo necesita

→ La migración deja de ser un requisito para empezar.

**Los documentos antiguos se suben sin saber a qué proveedor pertenecen.**

- Asocia cada documento a su expediente al subirlo

→ Lo trasladado es utilizable y no un montón de ficheros.

**Meses después hace falta un documento de los que no se migraron.**

- Deja anotado dónde está el archivo histórico

→ Rescatarlo es una consulta y no una búsqueda a ciegas.