---
id: KB-PS-008
url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/puedo-llevarlo-con-excel-y-una-carpeta
idioma: es
categoria: primeros-pasos
subcategoria: recursos
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PS-004, KB-PS-009]
citadoPor: [KB-PS-009, KB-CF-011, KB-CF-013, KB-PS-012, KB-PS-016]
---

# ¿Puedo llevarlo con una hoja de cálculo?

_Cuándo basta, cuándo deja de bastar, y en qué se nota exactamente._

**Responde a:** llevar el control documental en excel · alternativa a excel para documentación de proveedores · carpeta compartida o software de gestión documental · excel vs plataforma control de proveedores · hasta cuándo me vale una hoja de cálculo

Casi todo el mundo empieza así, y durante un tiempo funciona. La pregunta útil no es si una hoja de cálculo sirve —sirve— sino en qué momento deja de servir y cómo se nota.

## Cuándo basta, de verdad

**En corto**

- Menos de veinte terceros con documentación.
- Una sola persona lo mantiene y esa persona no falta.
- Nadie os va a pedir demostrar cuándo llegó cada cosa.

Si eso os describe, una hoja de cálculo y una carpeta compartida es la respuesta correcta, y montar otra cosa es trabajo que no os devuelve nada. Es honesto decirlo.

## Las cuatro señales de que se quedó corta

| La señal | Qué está pasando en realidad |
| --- | --- |
| Alguien pregunta «¿esto está actualizado?» | La hoja dice lo que alguien escribió, no lo que hay |
| Se descubre un documento caducado por casualidad | Nada avisa; el control depende de que alguien mire |
| Se tarda media hora en encontrar algo de hace dos años | La estructura la entiende quien la hizo |
| Hay que demostrar cuándo llegó un documento | La fecha del fichero la cambia cualquiera |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta es la que no tiene arreglo con una hoja de cálculo, por bien llevada que esté. La fecha de creación de un fichero la modifica cualquiera en dos clics, así que ante una reclamación no prueba nada. Si vuestro problema es organizarse, la hoja vale; si es poder demostrar, no.

## Lo que no cambia al cambiar

El trabajo de pedir sigue existiendo. Lo que cambia es quién lo hace: la insistencia deja de ser vuestra y el estado deja de depender de que alguien actualice una celda. Pero si el proceso está mal pensado, seguirá estándolo.

> [!WARNING]
> Migrar la hoja entera es el error clásico. Traed lo vigente y dejad el histórico donde está: lo que no se ha consultado en un año no se va a consultar.

> [!NOTE]
> Una prueba barata: coged el documento que os pidieron la semana pasada y cronometrad cuánto tardáis en encontrarlo y en decir cuándo llegó. Si son más de dos minutos, ahí está la respuesta.

**¿Puedo empezar solo con una parte?**

Sí, y es lo recomendable: un proceso, el que más se repita.

**¿Pierdo lo que ya tengo?**

No. Se sube lo vigente y lo demás sigue donde esté.

**¿Merece la pena si somos cuatro?**

Depende de si os piden demostrar fechas. Si no, probablemente no.

## Ejemplos

**Una empresa lleva 45 proveedores en una hoja y descubre en una inspección tres seguros vencidos.**

- Sube solo la documentación vigente
- Marca las caducidades

→ La hoja deja de ser el control y pasa a ser una lista; los vencimientos avisan solos.

**Dos personas editan la misma hoja y se pierde una fila.**

- Cada documento pasa a tener su expediente y su histórico

→ Deja de haber una versión buena que hay que adivinar.

**La hoja dice que el seguro está vigente y el PDF que hay detrás es de hace dos años.**

- Guarda el documento junto al dato y lee la fecha de él

→ El dato deja de poder contradecir al papel que lo respalda.

**Se pide la documentación por correo y la hoja se actualiza a mano después.**

- La petición y el estado son la misma cosa

→ Se elimina el paso donde se olvida actualizar.

**Quien mantenía la hoja se va y nadie sabe qué significaba una columna.**

- Los estados dejan de ser un criterio personal

→ La información sigue siendo legible sin esa persona.

**Una auditoría pide justificar la vigencia de quince proveedores.**

- Comparte los expedientes con sus documentos y fechas

→ Se entrega lo que respalda la hoja y no la hoja.