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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-PS-008, KB-CD-005, KB-PS-019]
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# Cuánto cuesta y de qué depende

_Qué se paga, qué no, y cómo estimarlo antes de hablar con nadie._

**Responde a:** cuánto cuesta la firma electrónica · precio de un software de control documental · cuánto cuesta enviar documentos a firmar · hay versión gratuita · cuánto me costaría para 50 proveedores

Es la búsqueda que se hace justo antes de decidir, y la que peor se responde en casi todas partes. Lo que sí se puede explicar sin hablar con nadie es de qué depende, que es lo que permite estimarlo.

## Las dos piezas

Hay **una licencia**, que da acceso a la plataforma, y **créditos**, que pagan lo que se hace con ella. Son cosas distintas: la licencia no incluye consumo ilimitado y los créditos no sirven sin licencia activa.

## Qué consume créditos

Prácticamente cualquier acción que la plataforma ejecute por vosotros, a razón de **uno por acción y no por destinatario**:

| Acción | Consume |
| --- | --- |
| Enviar a firmar | 1 por envío |
| Mandar un aviso por correo, SMS o WhatsApp | 1 por solicitud, aunque vaya a varios |
| Crear o duplicar un proceso | 1 |
| Subir un documento | 1 |
| Leer un documento con IA | 1 |
| Certificar o sellar una evidencia | 1 |
| Generar un informe | 1 (descargarlo, no) |
| Consultar y filtrar lo ya guardado | No consume |

> [!NOTE]
> Que el coste vaya por acción y no por destinatario es lo que más cambia el cálculo: una tanda a trescientas personas consume lo mismo que a una.

## Cómo estimarlo vosotros

Contad **cuántas acciones al mes**: envíos a firmar, avisos, procesos creados, documentos subidos y leídos. Ese número por el precio unitario es el consumo; la licencia va aparte. Un error común es estimar por número de proveedores — no es lo que se paga.

> [!IMPORTANT]
> Una tanda masiva cuenta como **una** acción, no como una por destinatario. Es la diferencia más grande respecto a lo que la gente supone al estimar, y va a vuestro favor: el anexo anual a trescientos empleados no son trescientos créditos de envío.

> [!WARNING]
> Cuidado con comparar solo el precio. Lo que hay que comparar es contra lo que cuesta ahora: el tiempo de perseguir, el papel, la mensajería y —esto es lo que nadie suma— lo que cuesta una reclamación que no se puede probar.

> [!NOTE]
> La forma barata de saberlo es probarlo con un proceso real vuestro. Un caso de verdad da un número mejor que cualquier estimación en abstracto.

**¿Hay versión gratuita para probar?**

Se puede probar con un caso real sin instalar nada; el alcance concreto lo veis al registraros.

**¿Se paga por usuario?**

La licencia y su alcance se acuerdan aparte; el consumo variable va por la tabla de arriba.

**¿Los créditos caducan?**

No caducan por el paso del tiempo.

## Ejemplos

**Una empresa quiere saber qué le costaría antes de hablar con comercial.**

- Cuenta 40 firmas al mes y 150 documentos leídos
- Suma aparte el anexo anual de 300 envíos

→ Llega a la conversación con un número propio en lugar de con una duda.

**Una empresa teme pagar por usuarios que apenas entran.**

- Cuenta qué acciones se hacen de verdad al mes

→ La estimación se hace sobre uso real y no sobre plantilla.

**No se sabe si pedir documentos a cien proveedores dispara el consumo.**

- Comprueba qué actividades consumen y cuáles no

→ El número de destinatarios deja de ser la incógnita.

**Un mes tiene una campaña grande y el resto son tranquilos.**

- Estima el mes punta aparte del mes normal

→ Se dimensiona para el año y no para el peor mes.

**Se quiere comparar con lo que cuesta hoy hacerlo a mano.**

- Cuenta las horas que se dedican hoy a perseguir y teclear

→ La comparación se hace con las dos cifras y no con una.

**La dirección pide una cifra antes de autorizar la prueba.**

- Lleva el cálculo por actividad y el supuesto de crecimiento

→ La autorización se discute sobre un número explicable.