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actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PS-008, KB-PS-009]
citadoPor: [KB-PS-016]
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# Qué preguntar antes de contratar

_Ocho preguntas que conviene hacer a cualquier plataforma, incluida esta._

**Responde a:** qué preguntar a un proveedor de software · criterios para elegir una plataforma documental · cómo comparar herramientas de gestión documental · preguntas antes de firmar con un saas

Casi todas las demostraciones enseñan lo mismo: lo que la herramienta hace bien. Las preguntas que separan una decisión buena de un arrepentimiento a los ocho meses son otras, y ninguna va sobre funcionalidades.

## Las ocho preguntas

1. **¿Cómo saco todo si me voy?** — En qué formato, cuánto tarda y si incluye los documentos originales, no solo un listado.
2. **¿Dónde están mis datos y quién puede verlos?** — País, subcontratistas, y qué personas del proveedor tienen acceso técnico.
3. **¿Qué pasa si dejo de pagar?** — Si se bloquea, si se borra, y cuánto tiempo tengo para recuperar.
4. **¿Qué se rompe cuando cambian el producto?** — Con qué aviso, y si lo que montasteis sigue funcionando.
5. **¿Quién responde cuando algo falla un viernes?** — Y en qué idioma y con qué compromiso de plazo.
6. **¿Cuánto cuesta de verdad al segundo año?** — Con el crecimiento previsible, no con el escenario de la demo.
7. **¿Qué necesito de mi informática?** — Si la respuesta es «nada» y luego hace falta un proyecto, ya lo sabéis.
8. **¿Puedo probarlo con un caso mío antes de decidir?** — Con documentos reales vuestros, no con los de ejemplo.

> [!IMPORTANT]
> La primera y la tercera son las que más se olvidan y las que más caro salen. Una plataforma de la que no se puede salir con vuestra documentación no es una herramienta: es una dependencia.

## Lo que conviene mirar además de preguntar

| Aspecto | Cómo se comprueba de verdad |
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| Facilidad de uso | Que alguien de vuestro equipo lo use sin formación |
| Velocidad | Con un documento vuestro de los grandes, no con uno de muestra |
| Soporte | Escribiendo una duda real antes de contratar |
| Seguridad | Pidiendo qué certificaciones tienen y de qué fecha |

> [!WARNING]
> Desconfiad de las respuestas que empiezan por «eso está en el roadmap». Contratad por lo que hace hoy: lo que vendrá puede venir, y vuestro problema es de este trimestre.

## Y sobre esta plataforma en concreto

**En corto**

- Podéis exportar vuestra documentación completa cuando queráis.
- Lo firmado y sellado se puede verificar aunque dejéis de ser clientes.
- Se puede probar con un caso real vuestro antes de decidir nada.
- Y lo que cuesta depende del uso, con desglose para comprobarlo.

> [!NOTE]
> Si alguna de las ocho preguntas os la responden con evasivas, eso ya es una respuesta. No hace falta que sea perfecta: hace falta que sea clara.

**¿Y si ya contraté sin preguntar esto?**

Preguntadlo ahora: la primera y la tercera siguen siendo igual de importantes.

**¿Cuánto debería durar una prueba?**

Lo que tardéis en pasar un caso real de principio a fin.

**¿Merece la pena pedir referencias?**

De alguien de vuestro tamaño y sector, sí. De un caso grande, poco.

## Ejemplos

**Una empresa compara tres herramientas por su lista de funcionalidades.**

- Hace las ocho preguntas a las tres
- Prueba un caso real en las dos que responden con claridad

→ Descubre que una no permite exportar los documentos originales y la descarta antes de firmar.

**Se pregunta si los datos se pueden recuperar el día que se quiera cambiar.**

- Pide una exportación de prueba antes de firmar

→ La salida se comprueba en lugar de darse por supuesta.

**Nadie aclara qué pasa con los documentos si se deja de pagar.**

- Pregunta el plazo de acceso y el formato de entrega

→ La respuesta queda por escrito antes de depender de ella.

**Se compara por precio de lista sin saber qué consume cada acción.**

- Pregunta qué actividades consumen y cuáles no

→ La comparación se hace sobre el uso previsto y no sobre una tarifa.

**Una herramienta parece completa pero nadie ha probado el lado del proveedor.**

- Pide una prueba con un destinatario externo real

→ Se ve la mitad del producto que no aparece en la demostración.

**Se firma sin saber quién responde cuando algo falla.**

- Pregunta el canal de soporte y el tiempo de respuesta comprometido

→ El primer problema no es también la primera sorpresa.