--- id: KB-SC-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-una-evidencia idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar modulo: smartcheck audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-SC-002, KB-SC-003, KB-PS-018] citadoPor: [KB-PS-001, KB-CO-004, KB-SC-002, KB-SC-003, KB-SC-004, KB-CS-001, KB-CS-002, KB-CR-001, KB-IN-001, KB-TZ-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/smartcheck --- # Qué es SmartCheck y cómo certificar una evidencia _Subes algo y queda sellado con fecha demostrable e inmutable, listo para cuando te pidan cuentas._ **Responde a:** cómo demuestro que tenía un documento en una fecha · dar fecha cierta a un documento · certificar un documento para una auditoría · qué es SmartCheck · sellado de tiempo de documentos SmartCheck existe para un momento muy concreto: el día que alguien —un inspector, un abogado, un cliente, un auditor— te dice «demuéstrame que tenías esto el día X». No pide nada a nadie ni cruza información con nada: solo certifica y archiva. **En corto** - Sirve para demostrar que un documento existía tal cual en una fecha concreta. - El sellado es inmediato: no hay que esperar a ningún proceso nocturno. - También se pueden certificar datos sueltos, sin archivo detrás. - Lo certificado no se puede editar ni borrar, y eso es la función, no una limitación. - SmartCheck no lee los documentos con IA: los sella tal cual llegan. ## Qué problema resuelve exactamente La fecha de un archivo en tu ordenador no prueba nada: cualquiera puede cambiarla. Un correo con el documento adjunto prueba un poco más, pero está en tu buzón y lo controlas tú. Lo que hace falta cuando alguien va a rendir cuentas es que un tercero pueda comprobar la fecha sin fiarse de ninguna de las dos partes. Eso es lo que hace SmartCheck: le calcula al documento una huella única, la sella con una marca de tiempo y la registra de forma que cualquier alteración posterior se detecte al instante. **Qué pasa al certificar** — El proceso completo ocurre en segundos, en el momento de la subida. La huella es lo que hace demostrable que el archivo no ha cambiado. ## Cómo certificar un documento 1. **Entra en SmartCheck y crea una carpeta** — Por ejemplo «Auditoría 2026». Organizar por el criterio con el que te van a pedir cuentas —trimestre, obra, cliente— ahorra tiempo el día que llegue la petición. 2. **Pulsa «Subir» y suelta el archivo** — Da igual el formato: PDF, foto, hoja de cálculo, vídeo, audio. No hace falta que sea un documento «formal». 3. **Espera un par de segundos** — En cuanto se sube se calcula su huella y se sella. No hay ningún paso adicional que recordar. 4. **Comprueba que aparece como certificado** — El archivo queda marcado con la fecha y la hora exactas del sellado. Eso es lo que vale como prueba. ## Certificar datos sin documento No todo lo que merece quedar fechado es un archivo. Una lectura de un sensor, la decisión de un comité, una declaración, un recuento de inventario: se rellena un formulario y sigue exactamente el mismo camino —huella, sello y fecha—, sin necesidad de fabricar un PDF para tener algo que subir. ## En qué se diferencia de los otros dos módulos | En qué se fija | SmartCheck | Trackline | Consigne | | --- | --- | --- | --- | | Quién actúa | Solo tú | Otra persona te entrega | Otra persona firma | | ¿Lee el contenido? | No, lo sella tal cual | Sí, extrae datos con IA | No | | Qué produce | Una evidencia fechada | Un expediente completo | Un PDF firmado | | Para qué sirve | Demostrar que existía | Reunir lo que falta | Probar un acuerdo | > [!NOTE] > Que SmartCheck no lea el documento es intencionado. Aquí no se interpreta nada: se congela lo que subiste, exactamente como estaba. ## Preguntas frecuentes **¿Qué formatos admite?** Cualquiera. La certificación trabaja sobre el archivo como secuencia de bytes, así que un vídeo o un audio se sellan igual que un PDF. **¿Cuánto tarda en quedar certificado?** Segundos, en el momento de subirlo. No hay procesos nocturnos ni colas que esperar. **¿Puedo certificar algo que ya está en otro módulo?** Los módulos son independientes y cada uno guarda lo suyo. Si quieres que un documento quede certificado en SmartCheck, súbelo a SmartCheck. **¿Y si el documento cambia dentro de un mes?** Certificas la versión nueva. Quedan las dos, cada una con su fecha, y esa secuencia suele ser justo lo que interesa demostrar. **¿Se puede certificar automáticamente desde otro sistema?** Sí, hay API pública: un ERP o un sistema de calidad puede certificar cada factura o cada registro en el momento de generarlo, sin que nadie tenga que acordarse. ## Ejemplos **Una empresa con ISO 9001 tiene auditoría interna cada trimestre y siempre acaba discutiendo si un registro se hizo antes o después de la no conformidad.** - Crea una carpeta por trimestre - Certifica cada registro el mismo día que se genera - Comparte el enlace de la evidencia con el auditor → El auditor comprueba por su cuenta la fecha de cada registro, sin tener que fiarse de la palabra de nadie. **Hace falta demostrar que un informe existía en una fecha.** - Sella el informe el día que se cierra → La fecha no depende de la palabra de nadie. **Se confía en la fecha de modificación del fichero.** - Sella el documento en lugar de fiarse del sistema → La fecha deja de cambiar al copiar el archivo. **Se sella algo y luego se corrige.** - Sella también la versión corregida → Las dos versiones tienen fecha propia. **Se quiere sellar sin revelar el contenido.** - Comparte solo la huella del documento → La prueba viaja sin el contenido. **Nadie sabe qué se ha sellado y cuándo.** - Consulta el listado de evidencias → El histórico está a la vista.