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idioma: es
categoria: smartcheck
subcategoria: empezar
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-SC-002, KB-SC-010, KB-SC-020]
citadoPor: [KB-SC-015]
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# ¿Qué pasa si pierdo el fichero original?

_Lo que se puede demostrar sin el fichero, y por qué conviene no llegar a esa situación._

**Responde a:** he perdido el documento certificado · se puede verificar sin el fichero · qué pasa si borro un documento sellado · recuperar una evidencia certificada

Certificar un documento no guarda una copia en otro sitio del mundo: fija una huella que permite comprobar que **ese** fichero es el mismo que existía en esa fecha. La consecuencia práctica es directa: si el fichero desaparece, la comprobación se queda sin objeto.

## Qué se conserva y qué no

| Sigue existiendo | Deja de poder hacerse |
| --- | --- |
| La constancia de que se certificó algo, y cuándo | Comprobar que un fichero coincide, si no hay fichero |
| La huella de aquel contenido | Reconstruir el contenido a partir de la huella |
| El registro de quién lo hizo | Demostrar qué decía exactamente el documento |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila de la derecha es la que sorprende: la huella no es una copia comprimida, no se puede volver atrás desde ella. Prueba que un fichero es el mismo; no permite recuperarlo.

## Cómo se evita el problema

1. **Que el documento viva en su expediente, no solo en un equipo** — Es lo que hace que no dependa de un disco ni de una persona.
2. **Descargad copia de lo verdaderamente crítico** — Lo que sostenga una reclamación grande, guardadlo también fuera.
3. **Y no borréis lo antiguo por hacer sitio** — Ocupa poco y su valor aparece años después, justo cuando ya no está.

> [!WARNING]
> Cuidado con el borrado por política de retención automática. Si tenéis una política que borra a los X años, comprobad que no arrastra documentos certificados que sostienen algo con plazo de reclamación más largo.

## Si ya ha pasado

**En corto**

- Buscad si alguien de fuera tiene copia: la otra parte, el gestor, el cliente.
- Cualquier copia sirve, si es exactamente el mismo fichero.
- Y si aparece una versión distinta, no verificará — y eso también es información.

Ese último punto tiene lectura positiva: si una copia recuperada verifica, sabéis con certeza que es el documento original y no una versión retocada por el camino.

> [!NOTE]
> El caso más frecuente de pérdida no es un fallo técnico: es un documento que solo estaba en el correo o el escritorio de alguien que ya no está. La solución no es más copias de seguridad; es que no viva ahí desde el principio.

**¿La plataforma guarda mis documentos?**

Sí, lo subido está y se puede descargar. El riesgo es lo que nunca se subió.

**¿Y si dejo de ser cliente?**

Podéis exportarlo todo; y lo certificado se puede verificar después.

**¿Sirve una impresión en papel?**

Para leerlo sí, para verificar no: la comprobación es sobre el fichero exacto.

## Ejemplos

**Una empresa certifica un informe y lo guarda solo en el portátil de quien lo hizo.**

- Sube el informe al expediente del asunto
- Descarga además copia de lo crítico

→ El día que ese portátil falla, el documento sigue estando y sigue verificando.

**Se pierde el fichero y solo queda la referencia.**

- Comprueba qué se puede afirmar sin él

→ Se sabe con qué se cuenta realmente.

**El fichero está en un equipo que falló.**

- Conserva copia en más de un sitio

→ La pérdida deja de ser total.

**Se guarda solo la referencia del sello.**

- Guarda documento y referencia juntos

→ La prueba está completa.

**Se descubre la pérdida cuando hace falta la prueba.**

- Verifica una muestra periódicamente

→ El problema se descubre antes.

**El fichero lo tenía una persona que se fue.**

- Guarda las evidencias fuera de equipos personales

→ La salida de alguien no se lleva la prueba.