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categoria: smartcheck
subcategoria: certificar
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-SC-006, KB-SC-012]
citadoPor: [KB-SC-011]
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# Certificar un inventario o un recuento

_Dejar constancia de qué había y en qué estado en una fecha concreta, que es lo que después nadie puede reconstruir._

**Responde a:** certificar un inventario · dejar constancia de un recuento de stock · probar el estado de las instalaciones en una fecha · inventario de activos con prueba

Hay momentos en los que lo importante no es un documento que os manda alguien, sino el estado de las cosas: qué stock había al cerrar el año, en qué estado estaba un local al entrar, qué equipos había en una nave antes de un traslado. Eso no llega por correo — hay que crearlo, y por eso casi nunca existe cuando hace falta.

## Cuándo compensa hacerlo

| Momento | Qué se protege | Quién lo pregunta después |
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| Cierre de ejercicio | El recuento que sostiene las cuentas | Auditor o asesor |
| Entrada o salida de un local alquilado | El estado en el que se recibe o se entrega | El propietario, al reclamar la fianza |
| Antes de un traslado o una obra | Qué había y cómo estaba | El seguro, si algo aparece dañado |
| Cambio de responsable de almacén | Qué se entrega a quien entra | Ambas partes, si luego falta algo |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta fila es la que menos se hace y la que más conflictos internos evita. Cuando alguien asume un almacén sin constancia de qué había el día que lo cogió, cualquier descuadre posterior es suyo por defecto — y eso es injusto y difícil de discutir sin un punto de partida.

## Cómo se hace para que sirva

1. **Fotos con criterio, no cien fotos** — Panorámica del conjunto y detalle de lo que importa: lo dañado, lo valioso, los contadores.
2. **Una lista escrita junto a las fotos** — Las fotos prueban el estado; la lista dice qué se contó y cuánto.
3. **Firmada por quien estuvo** — Si son dos partes, mejor las dos: convierte una constancia en un acuerdo.
4. **Y certificado el mismo día** — Fija la fecha. Un inventario certificado tres semanas después no acredita el estado de aquel día.

> [!WARNING]
> El matiz que lo hace útil de verdad: **certificad el conjunto, no cada foto por separado**. Un documento con la lista y las imágenes dentro, sellado una vez, es una pieza que se entiende y se comprueba entera. Cincuenta fotos selladas por su cuenta son cincuenta pruebas sueltas que alguien tendrá que relacionar entre sí, y ese trabajo lo hará quien lo discuta, no vosotros.

## Lo que conviene incluir y casi nadie incluye

**En corto**

- La fecha y la hora, visibles en el propio documento.
- Quién estaba presente, con nombre.
- Lo que NO se pudo comprobar, dicho expresamente.
- Y las lecturas de contadores, si el sitio los tiene.

La tercera parece que resta y suma: un inventario que reconoce lo que no se revisó es mucho más creíble que uno que aparenta haberlo mirado todo.

> [!NOTE]
> Certificar el documento es una acción y consume como cualquier otra. Un inventario al año, un cambio de local o un relevo de responsable son justo los casos donde ese coste no admite discusión.

**¿Y si el inventario lo hace un tercero?**

Que lo firme él y lo guardáis vosotros: su informe con vuestra constancia de recepción.

**¿Sirve para un arqueo o un recuento parcial?**

Sí, indicando qué alcance tuvo: lo que no se contó también es información.

**¿Hace falta repetirlo cada año?**

Si sostiene cuentas o un contrato, sí: lo del año pasado prueba el año pasado.

## Ejemplos

**Una empresa entrega un local alquilado y el propietario reclama daños que ya existían.**

- Había certificado el estado y las lecturas el día de la entrada, con fotos y lista firmada

→ La discusión se cierra en una conversación en lugar de en una reclamación de fianza.

**Un recuento se hace y no queda constancia del estado.**

- Sella el inventario el día que se cierra

→ Lo que había ese día es demostrable.

**Se discute qué había en una fecha concreta.**

- Consulta el inventario sellado de esa fecha

→ La discusión se cierra con el registro.

**El recuento se guarda en una hoja que luego se edita.**

- Sella la versión cerrada

→ La edición posterior no borra lo que se contó.

**Se sella el recuento sin identificar el almacén.**

- Incluye ubicación y fecha antes de sellar

→ El sello prueba algo concreto.

**Hay que entregar el recuento a un tercero.**

- Comparte el inventario sellado y su referencia

→ El tercero comprueba sin depender de vosotros.