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categoria: trabajo-diario
subcategoria: tareas
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TD-001, KB-CF-005]
citadoPor: [KB-TD-006, KB-CL-005]
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# Tareas: lo que no lo hace el sistema

_Para lo que depende de una persona y no de un documento._

**Responde a:** crear una tarea · recordatorio para llamar a un proveedor · asignar trabajo a un compañero · no se me olvide hacer algo

La plataforma persigue documentos sola. Lo que no puede hacer es llamar por teléfono, negociar un plazo o decidir si un proveedor sigue interesando. Eso son tareas, y si no están escritas se olvidan.

## Qué merece ser una tarea

| Sí | No |
| --- | --- |
| Llamar al proveedor que lleva un mes sin abrir el aviso | Recordar que hay que pedir un documento (eso lo hace el proceso) |
| Revisar los criterios de homologación con el equipo | Acordarse de que algo caduca (eso lo hace el aviso) |
| Decidir si se cierra un expediente muerto | Comprobar si alguien firmó (eso se ve en el expediente) |

_Si el sistema puede hacerlo o avisarte, no lo conviertas en una tarea: acabará duplicando lo que ya funciona._

## Las tres cosas que hacen que una tarea se haga

**En corto**

- Un verbo concreto: «llamar a», no «tema Muñoz».
- Una persona, no un equipo. Lo de todos no lo hace nadie.
- Una fecha real, no «cuanto antes».

> [!WARNING]
> Una lista de tareas que crece y nunca baja deja de mirarse igual que un buzón lleno de avisos. Si algo lleva tres semanas sin hacerse, o se hace hoy o se borra: mantenerlo ahí solo genera culpa.

> [!NOTE]
> Las tareas que salen de un expediente conviene crearlas desde él: así quien la abra ve el contexto sin buscarlo.

**¿Puedo asignar una tarea a otro?**

Sí, y le llega el aviso.

**¿Se cierran solas al completarse el expediente?**

No: la tarea es tuya, el expediente es del proceso. Se cierra a mano.

**¿Sirven para trabajo recurrente?**

Para lo que se repite, mejor un proceso o un aviso de caducidad.

## Ejemplos

**Un responsable apunta en un papel a quién tiene que llamar y lo pierde.**

- Crea la tarea desde el propio expediente, con nombre y fecha

→ Quien la abre ve el contexto sin buscar nada, y deja de haber llamadas que se olvidan.

**Hay cosas que el sistema no puede hacer y se apuntan en un cuaderno personal.**

- Registra la tarea en el propio expediente
- Asigna responsable y fecha
- Consulta las tareas pendientes junto al estado del expediente

→ Lo que depende de una persona deja de vivir fuera del expediente.

**Una tarea se acuerda en una reunión y nadie la anota.**

- Créala en el momento con responsable

→ El acuerdo no se pierde al salir de la sala.

**Las tareas se acumulan y nadie sabe cuáles son de verdad.**

- Revisa y cierra las que ya no aplican

→ La lista vuelve a ser creíble.

**Una tarea espera a otra y nadie lo sabe.**

- Anota de qué depende

→ El bloqueo se ve sin preguntar.

**Alguien se va y sus tareas se quedan a su nombre.**

- Reasigna las tareas abiertas

→ Ninguna se queda huérfana.